Una reunión de inicio de propuesta brillante

Las reuniones de inicio son hitos críticos que requieren hacer un plan muy cuidado del equipo base de la propuesta seguido de una ejecución impecable. Las buenas reuniones de inicio inspiran a un equipo, las malas lo desmoralizan.

Prepara cada reunión de inicio. La preparación asegura que tu reunión sea exitosa y productiva. La reunión debe motivar al equipo…

Si quieres saber más sigue leyendo. También puedes aprender las mejores prácticas para dirigir una “Reunión de Inicio de Propuesta” o para participar en un equipo de propuesta. Nuestros talleres incluyen, cuestionarios, ejemplos de agendas y guías de trabajo, descripciones de roles y responsabilidades y, consejos y trucos importantes aprendidos en las trincheras.

Reuniones de inicio de propuesta brillantes

Las reuniones de inicio son hitos críticos que requieren un plan cuidadoso del equipo base y luego de una ejecución impecable. Las buenas reuniones de inicio inspiran al equipo de la propuesta, muchas de las que se hacen a diario son malas y pueden desmotivar al equipo de propuesta por muy senior que sea.

¿Estás preparado?

La preparación asegura que tu reunión va a tener éxito y va a ser productiva. La reunión debe motivar al equipo, debe dar a cada miembro información y tareas específicas. Las reuniones de inicio prematuras solo ofrecen la ilusión del avance y acaban por volver a repetirse unos días después y, por lo general, a crear una propuesta menos Sensible.

Las reuniones de inicio van desde los esfuerzos para grandes equipos de trabajo cuidadosamente planificados y ejecutados, hasta las teleconferencias y videoconferencias organizadas de forma laxa y poco profesional.

No confundas la reunión de planificación inicial de la propuesta con una reunión de inicio de propuesta (proposal kickoff meeting). En muchas organizaciones, el evento denominado reunión de inicio es más bien una reunión de planificación de propuestas, que se realiza por teleconferencia o de cualquier manera.

La reunión de inicio de propuesta debe poner en marcha la ejecución de la propuesta, y esto va más allá de la simple planificación.

¿Cómo organizar y dirigir una reunión de inicio de propuesta brillante?

Sigue las siguientes pautas:

  • asigna el 15% del tiempo de preparación de la propuesta a planificar y organizar a la gente clave de la propuesta antes de la reunión de inicio formal de la misma;
  • invita a las personas adecuadas. Recuerda, demasiados cocineros en la cocina siempre llevan al desastre;
  • prepara una agenda completa, pero concisa;
  • prepara un paquete de lanzamiento completo, que incluya:
    •  una matriz de cumplimiento,
    • un calendario,
    • responsabilidades de los escritores y otros miembros del equipo, y
    • un boceto de la propuesta por adelantado;
  • revisa las directrices operativas para el desarrollo y producción de la propuesta;
  • usa un tono de liderazgo con responsabilidades y expectativas claras;
  • usa reglas básicas para el trabajo en equipo, la comunicación y las expectativas.

Resumen

Si bien las reuniones de inicio de propuestas pueden ser de muchos tipos, desde sesiones formales y bien organizadas, hasta reuniones informales usando internet, usar las pautas que te acabo de dar te ayudarán a ti y a tu equipo a inspiraros y estar listos para ganar.

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