Sabemos en qué se fijan evaluadores y clientes, y como satisfacerles

Sabemos en qué se fijan evaluadores y decisores cuando leen una propuesta. También sabemos cómo respondéis la mayoría de los proveedores, porque lo hemos estudiado durante años. ¿Qué te impide cerrar la brecha?

Introducción

He comentado en alguna ocasión, en este foro, que los evaluadores, en cuanto que personas, tienen unos sesgos de comportamiento que, quieran o no, acaban reflejándose en sus actuaciones profesionales del día a día.

Dice el Dr. David Eagleman que “El 95% de nuestras decisiones son tomadas por nuestro inconsciente”. Veamos unos ejemplos:

  • Una encuesta realizada a más de 500 jurados arrojó que en el 100% de los casos los jurados votaron al abogado que más les gustaba.
  • Cuando de repente se apaga la luz de un ascensor la mayoría de las personas buscan la pared y se apoyan contra ella.
  • ¿Por qué cuando vemos a una persona por primera vez nos causa, en menos de diez segundos, una sensación de rechazo, aceptación, simpatía, antipatía, interés…?

¿Podríamos analizar en qué se fijan los evaluadores y lectores de propuestas, sacar pautas de comportamiento y, en su caso, redactar propuestas más “adaptadas” a sus sesgos?

¿En qué se fijan los evaluadores? Resultados de una Encuesta

Veamos a continuación los resultados de una encuesta realizada a evaluadores de propuestas.

Entorno de evaluación

Una docena de responsables de compras y evaluadores de ofertas.

Revisaron, evaluaron y puntuaron tres propuestas.

Las propuestas eran ciegas, sin referencia de las compañías que las redactaron, ni de los nombres reales de los productos y servicios ofrecidos.

Principales resultados

Los temas que más les preocupaban e interesaban a los evaluadores, por orden de importancia son:

  1. Portada
  2. Resumen Ejecutivo
  3. Planteamiento de la solución
  4. Referencias y casos de estudio
  5. Estilo de la escritura
  6. Material estándar o prefabricado
  7. Gráficos
  8. Apéndices y Anexos
  9. Copias en papel y electrónicas.

Análisis de los resultados

Algunos de los temas que aparecen en esa lista no pensábamos que pudieran ser tan importantes para los evaluadores, como por ejemplo la portada, los apéndices y anexos, o las copias en papel y electrónicas.

Del resto de componentes de la lista sabemos de su importancia y el valor que tienen para los evaluadores.

A partir de aquí, nuestro reto es saber cuál es la forma de tratar cada uno de esos apartados para maximizar la puntuación de nuestra propuesta.

¿En qué nos fijamos en APM-Shipley?

En APM-Shipley, cuando un cliente nos pide colaboración, generalmente para mejorar la efectividad de sus propuestas, lo primero que hacemos es pedirles ejemplos de propuestas para analizarlas. Las analizamos, diagnosticamos y valoramos para tener una línea base sobre la que empezar a mejorar.

En APM-Shipley usamos siete criterios que nos ayudan a revisar la calidad de cualquier propuesta, sea cual sea el tipo de producto servicio o solución que se pretende vender, sea cual sea la industria del proveedor y sea cual sea la industria del futuro cliente.

Estos criterios, como podrá comprobar el lector más abajo, coinciden en su mayoría con las nueve preocupaciones más importantes de los evaluadores, que hemos enunciado anteriormente. Las coincidencias son: resumen ejecutivo, planteamiento de la solución, referencias y casos de estudio, estilo de la escritura, material estándar o prefabricado y gráficos.

Desde hace muchos años, estos siete criterios nos han servido, para analizar, diagnosticar y valorar propuestas, y para crear un modelo de referencia y una base de datos de conocimiento que nos permiten comparar -hacer benchmarking- una propuesta contra las mejores prácticas y los hábitos del mercado.

Los siete criterios de evaluación de propuestas de Shipley

Usando los siete criterios y sus respectivos subcriterios Shipley ha trabajado con cientos de clientes y miles de propuestas en todo el mundo. Los criterios y sus definiciones son:

  • CUMPLIMIENTO: ¿Se han cumplido todos los requisitos de la solicitud y seguido todas las instrucciones?
  • SENSIBILIDAD: ¿Aborda la propuesta clara y directamente las necesidades y aspiraciones del cliente?
  • ESTRATEGIA: ¿Es obvio por qué esta oferta debe ser seleccionada?
  • ENFOQUE COMPETITIVO: ¿Es obvio por qué esta oferta es mejor que las de los competidores?
  • CALIDAD DE LA ESCRITURA: ¿La relación está enfocada al cliente, bien organizada, es clara, y correcta?
  • VISUALIZACIÓN: ¿Comunican las visuales claramente los principales objetivos de venta?
  • DISEÑO de PÁGINA Y DOCUMENTO?: ¿La propuesta tiene una apariencia profesional y es fácil de evaluar?

Este modelo nos ha servido para echar una mirada retrospectiva a la salud de las propuestas en España durante los últimos diez años. A la vuelta de vacaciones publicaremos el estudio y la semana próxima haremos un avance en este foro.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante fácil”.

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