¿Propuestas ad hoc? O sea, de mimbre.

¿Propuestas ad hoc? O sea, de mimbre.
Ad-hoc en el mundo de los negocios suena a hecho para salir del
paso, falto de método, estándares, tiempo, recursos o herramientas
para hacer algo profesional.

¿Qué es ad-hoc?
Ad-hoc es un latinajo que significa que algo se ha hecho especialmente para
un fin concreto y determinado. En boca de un proveedor quiere decir que
detrás hay un esfuerzo al haber hecho algo a la medida de un cliente
concreto.
En los oídos de un cliente puede sonar a todo lo contrario, algo artesanal,
hecho para salir del paso, sin la ingeniería, diseño, calidad y mantenibilidad
necesarios, porque el proveedor carece de una solución estándar adaptable
a la situación.

Las Propuestas intimidan
Las propuestas, de todo tipo, son intimidantes. Le estás pidiendo a alguien
que te elija -o, en el caso de las propuestas comerciales, que elija a tu
empresa- y esperas que entiendan por qué eres el que mejor se ajusta a lo
que están buscando.
Escribir una propuesta de negocios requiere que expreses de manera
convincente tu comprensión del problema, necesidad o deseo del cliente
potencial, así como las razones por las que tu empresa es la mejor opción.
Incluso las mejores soluciones pueden ser rechazadas si están contadas en una
propuesta mediocre.

La mayoría de lo que escribo aquí tiene que ver con cómo crear propuestas
que hagan que tus clientes potenciales digan “Sí”.
Hoy voy a escribir sobre propuestas “ad-hoc”, esas propuestas que se
redactan para cada caso concreto, a salto de mata y de las que no se puede
extraer nada de conocimiento para redactar mejor la siguiente propuesta.
Son las propuestas que redactan día a día muchas de esas compañías que
ganan el 30%, o menos, de las propuestas que presentan y con eso van tirando.

Próximamente las Propuestas en España 2008 a 2018
Después de revisar unos cientos de propuestas en varias decenas
de clientes hay sesgos para reflexionar sobre el estado de salud de
las propuestas en España.
Lo que hace la mayoría, los principales errores, las principales virtudes y
las oportunidades de mejora.

Antes de empezar
Hay una etapa antes de empezar a redactar una propuesta que tiene que
ver con recoger información. Una propuesta ad-hoc comienza con muy poca
información recopilada, por lo general, con las cuatro notas que te ha dado
el comercial. Es posible, aunque se trate de un cliente con el que ya tengas
relaciones previas, que solo dispongas de unos cuantos nombres de
directivos y algunas pinceladas de su negocio.
Lo más seguro es que en tu empresa no tengáis materiales prediseñados,
como descripciones de los servicios, productos o soluciones, estándares,
formatos de escritura, que te ayuden a no empezar con una hoja en blanco.
En ocasiones te dirán “usa la propuesta fulanita, que es parecida” pero no
preguntes por qué fulanita es como es o tiene la estructura que tiene,
porque te dirán “aquí siempre lo hemos hecho así”.
Con esos pertrechos te toca pasar a la siguiente etapa que es la de empezar
a escribir.

La estructura de una propuesta
Construir una propuesta es como construir cualquier otra cosa hace falta
una estructura previa, ubicación, orientación, tamaño, componentes….
En cualquier caso y con pequeñas diferencias según la industria, el país y
otros factores hay una serie de componentes que siempre van a estar
presentes, como el forjado, el hormigón, y los ladrillos en una casa.
Los componentes principales en una propuesta son:

• información sobre la empresa del cliente;
• información sobre los intereses del cliente;
• información sobre tu empresa;
• conocimiento de lo que quiere el cliente;
• forma de conseguir lo que quiere el cliente; y
• precio.

La estructura de una propuesta ad-hoc
Lo cierto es que nadie se preocupa de lo que tiene que contener una
propuesta ad-hoc, por lo general se crea con lo que hay disponible, un poco
de lo que nos ha contado el cliente, mucho del servicio o producto de tu
catálogo que más se parece a lo que creemos que pidió el cliente, el precio,
si acaso un pequeño cronograma muy generalista y poco más.
Y el aderezo de todo eso en el orden que acabo de comentar más arriba, no
porque sea el mejor, sino por que es el natural, que no el lógico, de un
pensamiento cronológico.
Los elementos de una propuesta profesional y de otra ad-hoc
Vamos a mostrar a continuación los componentes clave de una propuesta
profesional y la forma de verlo desde un entorno que solo fabrica
propuestas ad-hoc.

1.- Carta de presentación
Si la propuesta tiene cierta enjundia, peso específico, es cara, o va dirigida
a un directivo de alto rango de una gran empresa, es adecuado y elegante
escribir una carta de presentación.
Las propuestas ad-hoc se saltan este paso, las empresas que las crean casi
nunca están a la altura de poder presentarse a los grandes concursos y
clientes, por tanto, no conocen la necesidad de hacer una carta de
presentación, ni saben cómo redactarla, en consecuencia, cuando tienen la
oportunidad no saben qué es lo que deben hacer.
2.- Índice
No hay nada más estresante que enfrentarte a leer un documento de unas
decenas o centenas de páginas y no saber qué contiene, cómo está
organizado, ni dónde encontrar lo que te interesa. Para eso existen los
índices.
Las propuestas ad-hoc no tienen índice, cuando lo tienen suele ser genérico,
poco descriptivo, poco informativo y nada persuasivo. A veces ni siquiera
indican las páginas en las que empiezan los capítulos, y en ocasiones los
números de página que muestra el índice no coinciden con los números
reales de las páginas donde realmente empieza cada capítulo.
3.- Resumen Ejecutivo
Según los expertos, el resumen ejecutivo es el elemento clave de una
propuesta, quizá lo único que va a leer el que decide. Hay que escribirlo en
lenguaje de negocio, en un tono que entienda el lector y con el objetivo de
motivar, influir, persuadir, convencer y vender.
Hay multitud de libros, métodos, técnicas, ejemplos y cursos de como
escribir un resumen ejecutivo convincente, pero los que hacen propuestas
ad-hoc no lo saben.
En el 90% de los casos una propuesta ad-hoc no lleva resumen ejecutivo. El
otro 10% llevan un resumen, que desde luego no es ejecutivo, y suele estar
compuesto por las frases de cada capítulo de la oferta que más le gustan al
máximo responsable de la misma, que según el caso puede ser el vendedor,
el director comercial y en ocasiones el director general.
4.- La propuesta
Esta sección describe la solución que estás sugiriendo, adaptada a las
necesidades, especificaciones y características del cliente. Describe el
resultado anticipado del proyecto o servicio y el plazo general de entrega.
En esta parte hay que aprovechar para decirle al cliente por qué nosotros
debemos ser los elegidos y por qué los demás no.
Las propuestas ad-hoc acaban esta etapa muy rápido. Si se trata de una
propuesta sencilla o de un solo servicio por lo general se usa algún folleto o
flyer publicitario, se copia la parte de la solución y se pega en la propuesta,
luego se quita todo lo que huela demasiado a marketing y publicidad, y
asunto concluido.
Cuando la propuesta ad-hoc es un poco más compleja o hay que incorporar
los servicios de varios departamentos se hace igual que antes, coger un
prospecto de propaganda, en este caso, de cada servicio necesario
recortarlos y pegarlos uno de tras de otro. En algunos casos te puedes
encontrar con que los textos de cada uno de los apartados tienen distinto
tipo de letra y tamaño, y por supuesto diferentes estilos de redacción.
5.- Servicios / metodología
Este apartado es una descripción general de la solución de tu empresa
adaptada a la medida del cliente potencial, y contiene información
específica. Se anticipa a las preguntas del cliente y las pone encima de la
mesa junto con tus respuestas, de forma que el cliente tenga claro lo que
harás si te contrata.
Describe exactamente qué entregables pueden esperar, y cuándo pueden
esperarlos. Es habitual mostrar un calendario con los entregables y las
fechas previstas de entrega. Este tipo de gráfico y otros similares hacen que
tu documento sea más atractivo visualmente y que esta información sea
más fácil de digerir.
Las propuestas ad-hoc casi nunca explican cómo funcionará el proceso, el
servicio o la metodología aplicada. Los que las escriben consideran que con
lo que han puesto en el apartado “La propuesta” ya debería ser suficiente
para el cliente. Por supuesto ni hablar de meter gráficos, fotos o visuales.
Los que hacen propuestas ad-hoc más evolucionadas cortan y pegan un
enfoque metodológico generalista sin adaptarlo al cliente. Enfoque
generalista que a su vez se suele conseguir recortando trozos de otras
propuestas, con el consiguiente deterior y perversión del enfoque original.
6.- Sobre nosotros
En la carta de presentación dijiste hola, en esta sección es donde realmente
puedes mostrar lo que hace que tu empresa sea la más atractiva.
Aquí es donde el cliente potencial conoce un poco tu empresa, como estáis
organizados, qué tipo de profesionales sois, como os relacionáis, que tipo de
servicios y proyectos hacéis, cual es vuestra cultura y lo interesante que
resulta trabajar con vosotros. Algunos incluyen información sobre sus
éxitos, premios y reconocimientos sociales y profesionales en forma de
testimonios de clientes, estudios de terceros y casos de éxito.
La mayoría de las propuestas ad-hoc no usan esta sección. Las pocas que la
usan lo hacen para poner los logos de los clientes con los que han
colaborado, sin distinguir el tipo de trabajo que han realizado ni los
beneficios que consiguió el cliente.
7.- Precio
Esta es la sección donde los detalles son clave. Una alternativa ortodoxa
suele ser crear una tabla de precios que identifique claramente cada
producto o servicio, y combinarla con la información de precios más precisa
que puedas proporcionar.
Nadie quiere sobreestimar el coste y asustar al cliente potencial con una
estimación demasiado alta, pero tampoco subestimar el coste y pillarte los
dedos con un negocio sin beneficios o empezar a proponer al cliente
derramas con honorarios inesperados todas las semanas.
Algunas organizaciones tienen modelos complejos de calculo de precios,
bases de datos históricas de proyectos similares y hasta hacen estudios
previos para calcular lo que se ha dado en llamar “precio ganador”. El precio
ganador es un cálculo estadístico del precio final al que se adjudicará el
contrato.
Las propuestas ad-hoc usan un método mucho más sencillo que consiste en
multiplicar las jornadas a realizar por cada tipo de categoría profesional por
su precio de tarifa, y a ese resultado cargarle un porcentaje de riesgo, y
otro por las horas que van a trabajar, y luego nunca trabajan, los jefes en
ese proyecto en concreto.
Si el precio resultante gusta a los que deciden en tu empresa se aprueba y
sino se sube o baja, a ojo de buen cubero, hasta que el mandamás de turno
deja su ego satisfecho.
8.- Términos y condiciones
Aquí es donde se especifica la duración del acuerdo, se reitera el calendario
general de finalización, se especifican las fechas y los tipos de pago, cuándo
y cómo se puede modificar la propuesta, etc.
Esencialmente, es un resumen de lo que tu empresa y el cliente están
comprometiendo al aceptar la propuesta.
En la mayoría de los casos esta sección es un estándar en las propuestas
que envían los proveedores, que se afina cuando los abogados de ambas
partes se sientan a negociar los detalles de la adjudicación final.
Las propuestas ad-hoc no tienen este apartado y con firmar la propuesta
por ambas partes consideran que es suficiente. Luego, si las cosas van mal
nuchos acaban en los tribunales.
9.- Acuerdo y próximos pasos
Aquí es donde entra la jerga del “Firmado por <categoría> ”
y lo mismo en el caso del cliente.</categoría>

Las empresas que hacen propuestas ad-hoc tratan este apartado de
diferentes formas, unas simplemente se despiden como si fuese el final de
una carta, con o sin firma del que se hace responsable del documento, otras
se despiden firmando el responsable del documento, pero sin apartado para
que firme el cliente y otras no lo firman, pero ponen la preimpresión para la
firma por parte de cliente. Hay para todos los gustos, sin saber que cada
uno de esos enfoques tiene repercusiones legales diferentes para los
firmantes.

Moraleja
Recuerdo que en una ocasión presentamos a un cliente una propuesta para
gestionar el cambio organizacional en su empresa, aquello estaba de moda
y había que adaptarse. Nos tuvimos que inventar la propuesta de la noche a
la mañana porque no teníamos experiencia ni método para abordar ese
trabajo, pero si mucha necesidad de generar ingresos.
En la presentación nuestro director empezó diciendo.
__ Sois un cliente tan importante que os hemos creado una solución adhoc.
El cliente, que ya sabía de qué iba aquello de contratar consultoría y
servicios profesionales le respondió.
__ O sea de mimbre.
En clara alusión a lo que se hace con el mimbre, cosas manuales como
cestos, respaldos y asientos para sillas y objetos artesanales con ninguna
ingeniería ni precisión que los sustente, con ninguna cabida en el mundo
ortodoxo y estructurado de los negocios.
Para que te quede una imagen gráfica, que todos recordamos aun a pesar
del paso de los años, cuando tu dices ad-hoc el cliente visualiza la cabaña
de paja de los tres cerditos y el lobo tirándola a soplidos.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de
“Bastante Fácil”.
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