Crear un esquema de propuestas

Crear un esquema de propuesta bien organizado es una actividad crucial para el responsable de la propuesta. Gran parte del trabajo posterior de desarrollo de la propuesta y de su éxito final se deriva del esquema inicial.

El esquema a menudo establece el índice de contenidos, sirve como una herramienta de gestión de la propuesta, y ayuda a los escritores -los que tiene que escribirla- y otros colaboradores a ver dónde encaja su tarea en relación con la propuesta que van a construir.

Pautas para crear esquemas de propuestas

Las pautas para desarrollar esquemas de propuestas sólidas se basan en los principios de organización enfocada al cliente y foco en el cliente. Al seguir exactamente las instrucciones de los clientes, sin importar lo ilógicas que puedan ser, demuestras que los has escuchado.

Simplemente el hecho de volver a decirles lo que ellos te han contado, con sus propias palabras, les libera de su mayor motivo de ansiedad en la relación que tienen contigo “¿Habrán entendido nuestra situación, problemas, intereses, necesidades y deseos?”.

Desarrollar un esquema que cumpla con lo que el cliente solicita, puede ser difícil. Casi todas las solicitudes de propuesta o licitaciones (RFPs) son confusas cuando las lees por primera vez. La dificultad aumenta con las solicitudes de oferta complejas y mal redactadas. A menudo, la alta dirección presiona a los gerentes de propuestas para que comiencen a escribirla de inmediato. Pero antes de empezar a escribir debes estar preparado y organizado.

Consejos para crear esquemas sólidos

Usa los siguientes consejos para desarrollar esquemas de propuestas sólidos:

  1. Crea el esquema de tu propuesta exactamente como te ha sugerido el cliente, da igual si te lo ha dicho en la RFP o verbalmente.
  2. Prepara un esquema de alto nivel que siga las prioridades de la organización del cliente.
  3. Asigna o distribuye, entre los miembros del equipo de la propuesta, todos los demás requisitos de respuesta del esquema.
  4. Usa cabeceras informativas, no solo palabras simples, en las subsecciones.
  5. Asigna las páginas según la importancia relativa que tenga cada asunto para el cliente. Nada será más útil para los colaboradores de la propuesta.
  6. Haz comentarios en el esquema, según sea necesario, para que sirvan de ayuda a los escritores.
  7. Desarrolla esquemas para propuestas no solicitadas:
    1. En colaboración con tu cliente.
    2. En base a charlas de trabajo mantenidas con tu cliente.
    3. De forma coherente, lógica y estructurada.
  8. Lleva el esquema a una Matriz de Responsabilidades de Propuesta para que te ayude a manejar el proceso de creación de la propuesta.

Conclusión

Ignorar este paso en la planificación de la propuesta o en las etapas de desarrollo de negocio puede llevar confusiones y a tener que rehacer trabajo ya hecho. Dedica tiempo a desarrollar un esquema exhaustivo y completo para mejorar tu probabilidad de ganar (Pwin).

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