Resuelve los problemas que hay detrás los asuntos calientes

Los problemas y deseos que hay detrás de los asuntos calientes son los más importantes para el cliente. Si los identificas y solucionas acabas creando una propuesta centrada en el cliente. Esto aumenta tus posibilidades de ganar y asegura que entregas lo que el cliente necesita

Una de las mejores sensaciones cuando sales del fisio (fisioterapeuta) es que te vas sin ese dolor que tenías hace un rato por la contractura del cuello. Sin embargo, si cuando te tumbas en la camilla, el fisio te da un masaje por todo el cuerpo y no se centra en esa contractura del cuello que te impide girar la cabeza has desperdiciado la sesión y te vas a casa con la misma contractura con la que llegaste. Te vas frustrado, confundido y lo más probable es que no vuelvas. Esa es la razón por la que los buenos fisios antes de empezar a trabajar te preguntan ¿Qué te pasa? ¿Cuándo te pasa? ¿Cuánto tiempo hace que te pasa?… Hace un diagnóstico rápido y te propone un plan de trabajo para la sesión con el objetivo de mejorar tu dolor.

En el mundo de las propuestas debes hacer lo mismo, identificar las áreas de problemas o los puntos calientes del cliente y atacarlos. Una propuesta pierde su razón de ser si no ataca los problemas o aspiraciones del cliente.

Asuntos calientes

Un asunto caliente es cualquier problema o aspiración obvio u oculto que pueda tener el cliente. Son el tipo de asuntos que le mantienen despierto por la noche e influyen en su decisión de compra.

Simplemente con nombrar los asuntos calientes del cliente hace que ya estés empezando a poner el foco de la propuesta en el cliente y no en ti mismo, tu empresa, tus productos y tus servicios.

Muchas empresas comenten el error de concentrarse demasiado en sí mismas cuando deberían poner el foco y énfasis en lo que al cliente le duele y necesita resolver.

Identificar los asuntos calientes

Los asuntos calientes son como la contractura del cuello. Pueden ser difíciles de encontrar y más difíciles aun de tratar. En este punto, los gestores de oportunidad, preventas, y los especialistas técnicos y de negocio de tu empresa son una fuente de conocimiento vital que tienes a tu disposición para ayudarte a identificar los problemas en los que te tienes que centrar al escribir la propuesta.

Los gestores de oportunidades y preventas efectivos descubren los problemas, necesidades y aspiraciones que hay detrás de los asuntos calientes en cada reunión de trabajo que tienen con el cliente potencial. Por eso son una pieza clave a la hora de recabar información del cliente para tu propuesta.

Debes incluir a este tipo de profesionales en todas las reuniones que tengas con el cliente.

Cuando estos profesionales colaboran en la gestión de la oportunidad hacen aflorar los problemas y deseos ocultos de los clientes, sus problemas políticos, las agendas personales y otros sesgos que puedes abordar fácilmente en la propuesta.

Usa estos recursos todo lo que puedas durante la gestión de la oportunidad para encontrar todos los asuntos calientes posibles.

Cuando empieces a planificar tu propuesta, usa un plan de recogida de información de la oportunidad a modo de información de soporte y convierte tus estrategias de oportunidad en estrategias de la propuesta.

Abordar los asuntos calientes

Cuando el fisio no te pregunta por tus sensaciones y problemas con toda seguridad no se va a poder concentrar en resolverlos. Esto se traduce en insatisfacción y mucho esfuerzo desperdiciado en los lugares y tratamiento equivocados. Cuando en una propuesta te centras en los asuntos calientes, te aseguras que le estás prestando atención a los problemas que más interesan al cliente y esto te permitirá crear una propuesta ganadora.

Cuando empieces a escribir una propuesta debes mencionar los asuntos calientes del cliente para enfocarte desde el principio en lo que el cliente necesita. Una vez establecida la necesidad puedes pasar a explicar la forma en que tu empresa dará solución a esa necesidad. Deberás sincronizar los requisitos del cliente con los problemas de los asuntos calientes para demostrar que has entendido su situación.

Resolver los problemas

Los problemas de los asuntos calientes son los más importantes para el cliente, por lo que cuando te tomas tu tiempo para identificarlos y solucionarlos acabas preparando una propuesta centrada en el cliente. Esto aumenta tus posibilidades de ganar y asegura que entregas lo que el cliente necesita. De igual forma si un fisio que se centra en la contractura de tu cuello hace que al finalizar la sesión te sientas más aliviado.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Normal”.

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Taller “gestionar y capturar oportunidades” – Lean “redactar informes persuasivos”

Empiezas a ganar o perder el contrato cuando hablas con tu cliente por primera vez. Y debes contarlo de forma clara, sencilla y persuasiva para que te entiendan e influir en sus decisiones.

Taller “GYB – Gestionar y Capturar Oportunidades” el 9 de abril y Sesión Lean “RIP – Redactar Informes Persuasivos” la mañana del 10 de abril.

Te propongo el siguiente entrenamiento:

  • GYB – Capturar y Gestionar Oportunidades.– Empiezas a ganar o perder el contrato cuando hablas con tu cliente de la oportunidad, gestionas sus expectativas e influyes en las características de la RFP. Lo impartiremos el 9 de abril. Precio 600 euros.
  • RIP – Redactar Informes Persuasivos.- Escribimos para convencer, no importa si se trata de una propuesta, un informe interno, o un recurso de una multa de tráfico, el fin siempre es el mismo, conseguir que alguien haga lo que queremos. Recuerda “La gente compra antes cosas caras e inútiles cuando entiende fácil y claramente -a la primera- lo que lee, que  cosas sencillas, útiles y baratas si no entiende lo que lee”. Lo impartiremos la mañana del 10 de abril. Precio 400 euros.

Shipley ayuda a ganar más del 80% de las propuestas en las que colabora.

Formulario de Inscripción.

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Cualificar Oportunidades de Venta – Un Marco de Referencia Sencillo

Cualificar es un proceso iterativo y debe realizarse a lo largo del ciclo de vida de desarrollo de negocio. Los profesionales de ventas y de desarrollo de negocio exitosos, cualifican más, eliminan ofertas de baja probabilidad antes y escriben menos propuestas.

El rol de Desarrollo de Negocio (BD – Business Development) y el de los profesionales de ventas es el mismo en todas las industrias, ganar negocios.

La diferencia clave entre los profesionales de BD y las organizaciones de alto desempeño en relación con sus pares no radica en su capacidad para cerrar negocios y contratos, sino en su capacidad para cualificar efectivamente sus oportunidades del pipeline. Lo más importante es que los de alto desempeño saben cuándo matar una oportunidad de baja probabilidad y la sacan de su pipeline lo más rápido posible.

Muchas organizaciones grandes han diseñado flujos detallados de procesos de cualificación para lograr conversiones de oportunidad, tasas de éxito y ratios de captura de sus actividades de BD más predecibles. Pero, si trabajas en una organización de tamaño pequeño o mediano, es probable que la gestión de tu pipeline y la cualificación de tus oportunidades sea ad hoc o, en el mejor de los casos, se haga de una manera laxa. Si te encuentras en este último entorno, considera usar un marco muy simple, que te voy a contar a continuación, para lograr los mismos beneficios fundamentales de un proceso bien definido. El marco se basa en 3 preguntas:

  • ¿Cuál es el problema?
  • ¿Cúal es la solución?
  • ¿Cuál es el coste?

 ¿Cuál es el problema?

Regla de oro: cuanto más compleja, difícil de implementar y cara sea tu solución, más grave debe ser el problema o necesidad del cliente.

Cualificar la magnitud del problema del cliente es el primer paso crítico. Comprender un problema existente no equivale a cualificar. Explora el problema del cliente de dos maneras:

    • Primero, trata de comprender la dificultad del problema y como su solución se compara de forma ponderada con otras prioridades del cliente. Plantea preguntas como “¿Qué otras iniciativas planificadas o en curso podrían tener prioridad sobre la solución de este problema?” Si el problema identificado es el 3º o el 4º en la lista, es muy poco probable que el cliente compre.
    • En segundo lugar, trata de comprender si resolver el problema es crítico para la misión del cliente. Un buen enfoque es pedirles que asignen un número. “En una escala del 1 al 10, ¿qué tan importante es para usted, y su organización, que se resuelva este problema?” Si la respuesta es algo menor que un 8 (quizás un 7), considera la posibilidad de retirarte.

¿Cuál es la solución?

Regla de oro: el cliente nunca debe sorprenderse por la solución descrita en tu propuesta. La propuesta debe contener lo que esperaban recibir.

Los compradores quieren alternativas y las buscarán. Los individuos, las empresas y las administraciones públicas eligen las soluciones que creen que abordarán mejor sus problemas, necesidades y deseos. La función del profesional de BD es crear la mejor solución con los inputs del cliente.

El objetivo es definir la solución que mejor se adapte a lo que el cliente quiere y a la capacidad de tu empresa para entregarlo con éxito.

Cualificar la solución va más allá. Debes anticipar qué soluciones ofrecerán tus competidores y debatir esas alternativas con el cliente. De nuevo, los compradores desean alternativas y los profesionales de BD deben asumir que el cliente está considerando otras opciones.

Haga preguntas como: “nuestros competidores probablemente sugerirán (la solución de los competidores) en un caso como este. En base a lo que hemos comentado (nuestra solución), ¿cuál cree que es el mejor enfoque para resolver su problema? “O,” ¿qué otras alternativas están considerando y cuáles son las alternativas que más les atraen? “. Si tienes la sensación de que tu solución no va a ser de las preferidas, deja de perder el tiempo del cliente y el tuyo.

Otro gran enfoque para cualificación es pedirle al cliente feedback sobre un borrador de solución. Trata de trabajar codo a codo con el cliente en una sesión sobre un documento técnico o un borrador de declaración de trabajo y pídeles que lo critiquen, quiten y cambien cosas, y añadan otras de su interés. El objetivo aquí es perfeccionar tu solución final y evitar perder tu posición con una propuesta poco afinada. Si el cliente está dispuesto a participar e invertir su tiempo, es una buena señal de que está tomando en serio tu solución.

¿Cuál es el coste?

Regla de oro: Durante el proceso de venta, lo antes que puedas, trata de alinear lo que crees que costará resolver el problema con lo que el cliente cree que costará.

Un error común en la gente de BD es que el precio debe ser lo último que se discute, tanto internamente, como con el cliente. Escucho continuamente comentarios como: “Necesito definir el valor tanto como sea posible antes de hablar de precios”. No es una buena idea. Es cierto que el problema y la solución teórica son lo primero, pero una vez que el cliente y tu estáis sincronizados, el precio debe ponerse en la mesa. En esta etapa, no estás sugiriendo un precio final, sino una estimación aproximada. Si, por ejemplo, crees que resolver el problema costará alrededor de 100.000€ y el cliente cree que debería costar 25.000€, tienes un problema grave. Es hora de sacar esta oportunidad de tu pipeline.

Resumen

La cualificación es un proceso iterativo y debe realizarse a lo largo del ciclo de vida de BD. Los profesionales de ventas y BD exitosos, cualifican más, eliminan ofertas de baja probabilidad antes y escriben menos propuestas. Esto siempre son buenas noticias para ti, para los clientes, para tu departamento de desarrollo de su propuesta y para el resto de tu organización.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Normal”.

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Técnicas de Creatividad e Innovación. Aprende a escribir resúmenes ejecutivos persuasivos, es lo único que leen los que deciden.

Técnicas de Creatividad e Innovación. Práctica Brainstorming, 5Ws, 6 sombreros para pensar, mapas mentales, SCAMPER, TRIZ, y úsalos ya en tu día a día.

Aprende a escribir Resúmenes Ejecutivos persuasivos, es lo único que leen los que deciden.

Te propongo el siguiente entrenamiento:

  • TCI – Técnicas de Creatividad e Innovación.- Trabajaremos con técnicas para resolver problemas de negocio e innovar como Brainstorming, 5W, 6 sombreros para pensar, mapas mentales, SCAMPER, TRIZ, … que podrás empezar a usar en tu organización al día siguiente

Lo impartiremos el 2 de abril. Precio 600 euros.

  • WES – Resúmenes Ejecutivos Ganadores.- El resumen ejecutivo de tus propuestas es lo único que leerán algunos de tus clientes antes de decidir a quién adjudican un contrato. Por eso es necesario que sean discriminantes y persuasivos.

Lo impartiremos la mañana del 3 de abril. Precio 400 euros.

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Las 5+1 claves para la gestión efectiva de propuestas

Hay, al menos, 5 claves y un marco de referencia para gestionar propuesta de forma efectiva. Son comunicación, calendario, kickoff-meetings, revisiones de calidad, equilibrio entre habilidades personales y de proyecto, estrategia ganadora, y un plan para gestionar todo lo anterior

Hace unos días, realizamos una encuesta sobre gestión de propuestas. La pregunta que hicimos fue:

¿Cuáles son tus dos retos más importantes en la gestión de propuestas?

Puedes ver los resultados en ¿Cuáles son los retos de la gestión de propuestas – Resultados de una encuesta.

Al final del escrito nos preguntábamos ¿Cuáles son las claves para gestionar las propuestas de forma efectiva?

Hoy vamos a ver esas 5+1 claves y algunas de sus características, aunque no todas debido a la necesidad que tienen este tipo de escritos de ser muy escuetos. Si te parece, empezamos dónde acababa el post de la semana pasada.

¿Cuáles son las claves para gestionar las propuestas de forma efectiva?

  • Gestionar la comunicación
  • Desarrollar y ajustarse a un calendario de trabajo
  • Facilitar reuniones de lanzamiento y revisión de propuestas
  • Equilibrar lo interpersonal y la gestión de proyectos
  • Entender y centrarse en los discriminadores. Y una clave final …
  • Usar un plan de gestión de propuesta (PMP).

Clave Uno. Gestionar la comunicación

  • Identificar a los actores
  • Crear un plan de comunicación
  •  Mantener al equipo alineado

Clave Dos. Desarrollar y ajustarse a un calendario de trabajo

  • Hacer un plan desde la fecha de entrega hacia atrás
  • Reservar tiempo para contingencias
  • Gestionar con el calendario de trabajo en la mano

Clave Tres. Facilitar reuniones de lanzamiento y revisión de propuestas

  • Identificar e invitar a los asistentes lo antes posible
  • Entrenar a la gente en la forma de hacer las revisiones
  • Seguir un proceso de revisión consistente

Clave Cuatro. Equilibrar lo interpersonal y la gestión de proyectos

  • Habilidades interpersonales (escuchar, comunicar, presentar…)
  • Habilidades de proyectos (análisis de datos, trabajo en equipo, gestión del tiempo…)
  • Claves para el equilibrio (no egos, comunicación abierta, pedir feedback…)

Clave Cinco. Entender y centrarse en los discriminadores

  • Apalancar tus fortalezas
  • Mitigar tus debilidades
  • Encontrar y explotar los discriminadores

Clave Seis. Usar un plan de gestión de propuesta (PMP)

  • Tener un modelo de PMP (Plan de Gestión de Propuestas) flexible y adaptable a cada caso sin perder consistencia, coherencia ni calidad
  • Contenido del PMP (perfil del cliente, temas clave, análisis competitivo…)
  • Herramientas del PMP (matriz de cumplimiento, calendario de trabajo, esquema de propuesta, repositorio…)

Resumen

Las 5+1 claves para la gestión efectiva de propuestas tienen que ver con usar un Plan de Gestión de la Propuesta que ayude a:

  • Gestionar la comunicación
  • Desarrollar y ajustarse a un Calendario de Trabajo
  • Facilitar Kickoff-Meetings y Revisiones de Calidad
  • Equilibrar lo interpersonal y la gestión de proyectos
  • Entender y centrarse en una estrategia ganadora.

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Taller “Modelos de negocio innovadores para la Transformación Digital” y Sesión Lean “Haciendo crecer el negocio”

Identifica las debilidades de tu modelo de negocio (CANVAS) o del de tu cliente y define un conjunto de proyectos de mejora viables (PMVs) que podrás empezar a implantar o vender de inmediato.

Empiezas a ganar o perder el contrato cuando hablas con tu cliente por primera vez. Y debes contarlo de forma clara, sencilla y persuasiva para que te entiendan e influir en sus decisiones.

Te propongo el siguiente entrenamiento:

Lo impartiremos el 26 de marzo. Precio 600 euros.

  • Sesión Lean GYB – Capturar y Gestionar Oportunidades.- Empiezas a ganar o perder el contrato cuando hablas con tu cliente de la oportunidad, gestionas sus expectativas e influyes en las características de la RFP.

Lo impartiremos la mañana del 27 de marzo. Precio 400 euros.

Shipley ayuda a ganar más del 80% de las propuestas en las que colabora.

Formulario de Inscripción.

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¿Cuáles son los retos de la gestión de propuestas?

Resultados de una encuesta

Las 5 claves para una gestión de propuestas efectiva

Hace unos días, realizamos una encuesta sobre gestión de propuestas. La pregunta que hicimos fue:

¿Cuáles son tus dos retos más importantes en la gestión de propuestas?

Próximamente

Las Propuestas en España 2008 a 2018

Después de revisar unos cientos de propuestas en varias decenas de clientes hay sesgos para reflexionar sobre el estado de salud de las propuestas en España.

Lo que hace la mayoría, los principales errores, las principales virtudes y las oportunidades de mejora.

Las respuestas

Las respuestas a la encuesta fueron:

  • 61% mantener a los miembros del equipo comprometidos con el calendario
  • 27% obtener acceso a los recursos adecuados
  • 64% falta de información estratégica para ganar de parte del equipo de ventas o de gestión de la oportunidad
  • 32% falta de redactores de propuestas profesionales o de contenidos de calidad
  • 7% otros.

Mantener al equipo comprometido con el calendario

Los miembros de los equipos de propuestas en raras ocasiones trabajan solo para una propuesta, por lo general su actividad principal es otra, reportan a otros jefes, o participan en varias propuestas a la vez. Tu trabajo consiste en que te dediquen el tiempo de calidad que han comprometido.

Obtener acceso a los recursos adecuados

Los profesionales expertos, los medios, los materiales, los contenidos, la información competitiva, el análisis de costes y precios, son claves para ganar y no siempre están disponibles, ni a tiempo, para poder usarlos con garantías de éxito.

Falta de información estratégica para ganar

Una gran parte de la información fresca, actualizada, la más importante para ganar, viene del cliente y en el cliente la tienen que conseguir los comerciales, los preventas, y otros especialistas que participan en la gestión de la oportunidad. Si los que participan en la gestión de oportunidades no entienden que parte de su trabajo es vender, que tienen que tener las orejas bien abiertas para identificar lo que pasa y luego llevarlo al equipo de la propuesta tienes un problema.

Falta de redactores de propuestas y contenidos de calidad

Generalmente, las empresas no se preocupan de entrenar a sus profesionales para que escriban de forma eficiente, clara, concisa, influyente y persuasiva, por eso no es fácil encontrar profesionales con habilidades de redacción bien desarrolladas. Hay gente con experiencia, porque llevan muchos años escribiendo propuestas y han desarrollado trucos, pero la mayoría carecen de los conceptos clave para redactar textos influyentes y persuasivos.

¿Cuáles son las claves para gestionar las propuestas de forma efectiva?

  • Gestionar la comunicación
  • Desarrollar y ajustarse a un calendario de trabajo
  • Facilitar reuniones de lanzamiento y revisión de propuestas
  • Equilibrar lo interpersonal y la gestión de proyectos
  • Entender y centrarse en los discriminadores. Y una clave final …
  • Usar un plan de gestión de propuesta (PMP).

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Crear un esquema de propuestas

Crear un esquema de propuesta bien organizado es una actividad crucial para el responsable de la propuesta. Gran parte del trabajo posterior de desarrollo de la propuesta y de su éxito final se deriva del esquema inicial.

El esquema a menudo establece el índice de contenidos, sirve como una herramienta de gestión de la propuesta, y ayuda a los escritores -los que tiene que escribirla- y otros colaboradores a ver dónde encaja su tarea en relación con la propuesta que van a construir.

Pautas para crear esquemas de propuestas

Las pautas para desarrollar esquemas de propuestas sólidas se basan en los principios de organización enfocada al cliente y foco en el cliente. Al seguir exactamente las instrucciones de los clientes, sin importar lo ilógicas que puedan ser, demuestras que los has escuchado.

Simplemente el hecho de volver a decirles lo que ellos te han contado, con sus propias palabras, les libera de su mayor motivo de ansiedad en la relación que tienen contigo “¿Habrán entendido nuestra situación, problemas, intereses, necesidades y deseos?”.

Desarrollar un esquema que cumpla con lo que el cliente solicita, puede ser difícil. Casi todas las solicitudes de propuesta o licitaciones (RFPs) son confusas cuando las lees por primera vez. La dificultad aumenta con las solicitudes de oferta complejas y mal redactadas. A menudo, la alta dirección presiona a los gerentes de propuestas para que comiencen a escribirla de inmediato. Pero antes de empezar a escribir debes estar preparado y organizado.

Consejos para crear esquemas sólidos

Usa los siguientes consejos para desarrollar esquemas de propuestas sólidos:

  1. Crea el esquema de tu propuesta exactamente como te ha sugerido el cliente, da igual si te lo ha dicho en la RFP o verbalmente.
  2. Prepara un esquema de alto nivel que siga las prioridades de la organización del cliente.
  3. Asigna o distribuye, entre los miembros del equipo de la propuesta, todos los demás requisitos de respuesta del esquema.
  4. Usa cabeceras informativas, no solo palabras simples, en las subsecciones.
  5. Asigna las páginas según la importancia relativa que tenga cada asunto para el cliente. Nada será más útil para los colaboradores de la propuesta.
  6. Haz comentarios en el esquema, según sea necesario, para que sirvan de ayuda a los escritores.
  7. Desarrolla esquemas para propuestas no solicitadas:
    1. En colaboración con tu cliente.
    2. En base a charlas de trabajo mantenidas con tu cliente.
    3. De forma coherente, lógica y estructurada.
  8. Lleva el esquema a una Matriz de Responsabilidades de Propuesta para que te ayude a manejar el proceso de creación de la propuesta.

Conclusión

Ignorar este paso en la planificación de la propuesta o en las etapas de desarrollo de negocio puede llevar confusiones y a tener que rehacer trabajo ya hecho. Dedica tiempo a desarrollar un esquema exhaustivo y completo para mejorar tu probabilidad de ganar (Pwin).

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Normal”.

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Propuestas persuasivas y presentaciones eficaces. 12 y 13 de marzo

Propuestas Persuasivas y Presentaciones Eficaces dos habilidades que necesitas para vender más. Aprende a ganar los días 12 y 13 de marzo

Si quieres ganar escribe propuestas persuasivas, que influyan y convenzan. Venderás más. Aprenderás a planificar propuestas centradas en el cliente, sincronizar tus estrategias de venta y propuesta, integrar tu estrategia de venta en la propuesta, y a exceder las expectativas del cliente.

El 55% de lo que entendemos es visual, y solo el 7% de la comunicación es verbal, según las investigaciones realizadas por el Dr. Albert Meharabian de UCLA.

Si comunicamos para convencer deberíamos saber lo que dicen nuestros mensajes visuales, y lo que es más importante, deberíamos diseñarlos para que digan lo que queremos que digan.

Te propongo el siguiente entrenamiento:

Lo impartiremos el día 12 de marzo a jornada completa. Precio 600 euros.

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Equipos de propuestas virtuales. Problemas y soluciones

En el clima laboral actual, el trabajo a distancia es cada vez más común, y los equipos de propuestas virtuales están de moda. Tener reuniones de equipo y hacer tareas usando las telecomunicaciones no cambia tu objetivo de crear una propuesta ganadora. Solo cambia el modo en que os comunicáis y aumenta la necesidad de claridad

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Las Propuestas en España 2008 a 2018

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Lo que hace la mayoría, los principales errores, las principales virtudes y las oportunidades de mejora.

Tan claro como el fango

Cuando gestionas un equipo virtual, debes definir con claridad las expectativas, tareas y roles de equipo. Los roles de los equipos de propuestas virtuales son algo diferentes de los roles de los equipos de propuestas típicos, por lo que es vital definir quién debe hacer qué dentro de un entorno virtual.

Un jefe de propuestas virtual también debe establecer las tareas con claridad. Para saber si tus tareas son claras, hazte preguntas como las siguientes:

  • “¿Ha quedado clara la fecha de vencimiento?”
  • “¿Cómo comprobarás la finalización de la tarea?”

Si tu equipo y tú podéis responder a estas preguntas con precisión, las tareas están claramente definidas.

Un equipo de propuesta virtual también necesita reuniones para hacer la propuesta. Hay muchas desventajas en las reuniones virtuales, como la calidad de la transmisión o un sistema de video deficiente.

Establecer reglas claras para las reuniones virtuales ayuda a combatir estos problemas. Algunas ayudas:

  • nombrar a un secretario que tome notas y redacte el acta de cada reunión;
  • nombrar un cronometrador para tener los tiempos de la reunión bajo control;
  • tener una agenda para cada reunión; y
  • pedir a los participantes su aceptación después de tratar cada apartado de la agenda.

Tener reglas claras para las reuniones virtuales puede ser retador, pero vale la pena el esfuerzo cuando el resultado es una propuesta ganadora.

Elige tu tecnología sabiamente

La variedad es uno de los muchos beneficios de la tecnología. Dado que la tecnología siempre está mejorando, hay una cantidad infinita de software y sistemas y apps para elegir.

Haz coincidir la tecnología que usa tu equipo de propuestas virtuales con la complejidad de la tarea. Los equipos pequeños pueden funcionar con pocos medios correo electrónico, un plan de proyectos sencillo y un tratamiento de textos pueden ser suficiente. Cuando los equipos son más grandes hay que usar tecnologías más evolucionadas y específicas, como videoconferencias, archivos compartidos en la nube y gestores de flujos de trabajo entre otros.

Una desventaja común de los equipos virtuales es el software incompatible. Los equipos de propuestas virtuales necesitan acceso a los archivos de todos los miembros del equipo, lo que puede ser problemático si el software no es el mismo. Dado que el intercambio de archivos es vital para el éxito, debes elegir un software apropiado para la tarea que permita compartir archivos de forma segura. Y haz una copia de seguridad de estos archivos diariamente.

La clave para usar la tecnología en un equipo virtual es elegir tecnología familiar y fácil de usar.

Comunicar, comunicar, comunicar

Dado que la comunicación en tu equipo depende de la tecnología, comunicaros con frecuencia para estar todos al día de lo que pasa en la propuesta, y dominar el uso de la tecnología.

El modo de comunicación debe estar definido desde la creación del grupo definiendo claramente las reglas y canales para mantener reuniones virtuales.

Una propuesta es un documento vivo que puede cambiar a medida que obtenéis información de los competidores o los gustos de los clientes. Este tipo de información es vital para tu equipo, así que comunícate rápidamente. Cuanto mayor es la urgencia, mayor es el número de canales de tecnología a emplear.

Trabajar con un equipo virtual significa menos tiempo para que los miembros del equipo puedan charlar en el café durante los descansos. Estimular la camaradería en un entorno virtual es todo un reto, por lo que debes hacer un esfuerzo para reconocer regularmente el desempeño de tu equipo. Esto puede aumentar el espíritu de equipo, lo que a su vez estimula un entorno de alta confianza.

Una bendición si se usa bien

Cuando administras un equipo virtual, debes mitigar la tecnología que usa tu equipo. Si bien la distancia viene con su propio conjunto de desafíos, establecer una comunicación clara para tu equipo puede maximizar su trabajo y ayudarte a crear una propuesta ganadora.

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