Propuestas persuasivas y presentaciones eficaces. 12 y 13 de marzo

Propuestas Persuasivas y Presentaciones Eficaces dos habilidades que necesitas para vender más. Aprende a ganar los días 12 y 13 de marzo

Si quieres ganar escribe propuestas persuasivas, que influyan y convenzan. Venderás más. Aprenderás a planificar propuestas centradas en el cliente, sincronizar tus estrategias de venta y propuesta, integrar tu estrategia de venta en la propuesta, y a exceder las expectativas del cliente.

El 55% de lo que entendemos es visual, y solo el 7% de la comunicación es verbal, según las investigaciones realizadas por el Dr. Albert Meharabian de UCLA.

Si comunicamos para convencer deberíamos saber lo que dicen nuestros mensajes visuales, y lo que es más importante, deberíamos diseñarlos para que digan lo que queremos que digan.

Te propongo el siguiente entrenamiento:

Lo impartiremos el día 12 de marzo a jornada completa. Precio 600 euros.

Shipley ayuda a ganar más del 80% de las propuestas en las que colabora.

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Equipos de propuestas virtuales. Problemas y soluciones

En el clima laboral actual, el trabajo a distancia es cada vez más común, y los equipos de propuestas virtuales están de moda. Tener reuniones de equipo y hacer tareas usando las telecomunicaciones no cambia tu objetivo de crear una propuesta ganadora. Solo cambia el modo en que os comunicáis y aumenta la necesidad de claridad

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Las Propuestas en España 2008 a 2018

Después de revisar unos cientos de propuestas en varias decenas de clientes hay sesgos para reflexionar sobre el estado de salud de las propuestas en España.

Lo que hace la mayoría, los principales errores, las principales virtudes y las oportunidades de mejora.

Tan claro como el fango

Cuando gestionas un equipo virtual, debes definir con claridad las expectativas, tareas y roles de equipo. Los roles de los equipos de propuestas virtuales son algo diferentes de los roles de los equipos de propuestas típicos, por lo que es vital definir quién debe hacer qué dentro de un entorno virtual.

Un jefe de propuestas virtual también debe establecer las tareas con claridad. Para saber si tus tareas son claras, hazte preguntas como las siguientes:

  • “¿Ha quedado clara la fecha de vencimiento?”
  • “¿Cómo comprobarás la finalización de la tarea?”

Si tu equipo y tú podéis responder a estas preguntas con precisión, las tareas están claramente definidas.

Un equipo de propuesta virtual también necesita reuniones para hacer la propuesta. Hay muchas desventajas en las reuniones virtuales, como la calidad de la transmisión o un sistema de video deficiente.

Establecer reglas claras para las reuniones virtuales ayuda a combatir estos problemas. Algunas ayudas:

  • nombrar a un secretario que tome notas y redacte el acta de cada reunión;
  • nombrar un cronometrador para tener los tiempos de la reunión bajo control;
  • tener una agenda para cada reunión; y
  • pedir a los participantes su aceptación después de tratar cada apartado de la agenda.

Tener reglas claras para las reuniones virtuales puede ser retador, pero vale la pena el esfuerzo cuando el resultado es una propuesta ganadora.

Elige tu tecnología sabiamente

La variedad es uno de los muchos beneficios de la tecnología. Dado que la tecnología siempre está mejorando, hay una cantidad infinita de software y sistemas y apps para elegir.

Haz coincidir la tecnología que usa tu equipo de propuestas virtuales con la complejidad de la tarea. Los equipos pequeños pueden funcionar con pocos medios correo electrónico, un plan de proyectos sencillo y un tratamiento de textos pueden ser suficiente. Cuando los equipos son más grandes hay que usar tecnologías más evolucionadas y específicas, como videoconferencias, archivos compartidos en la nube y gestores de flujos de trabajo entre otros.

Una desventaja común de los equipos virtuales es el software incompatible. Los equipos de propuestas virtuales necesitan acceso a los archivos de todos los miembros del equipo, lo que puede ser problemático si el software no es el mismo. Dado que el intercambio de archivos es vital para el éxito, debes elegir un software apropiado para la tarea que permita compartir archivos de forma segura. Y haz una copia de seguridad de estos archivos diariamente.

La clave para usar la tecnología en un equipo virtual es elegir tecnología familiar y fácil de usar.

Comunicar, comunicar, comunicar

Dado que la comunicación en tu equipo depende de la tecnología, comunicaros con frecuencia para estar todos al día de lo que pasa en la propuesta, y dominar el uso de la tecnología.

El modo de comunicación debe estar definido desde la creación del grupo definiendo claramente las reglas y canales para mantener reuniones virtuales.

Una propuesta es un documento vivo que puede cambiar a medida que obtenéis información de los competidores o los gustos de los clientes. Este tipo de información es vital para tu equipo, así que comunícate rápidamente. Cuanto mayor es la urgencia, mayor es el número de canales de tecnología a emplear.

Trabajar con un equipo virtual significa menos tiempo para que los miembros del equipo puedan charlar en el café durante los descansos. Estimular la camaradería en un entorno virtual es todo un reto, por lo que debes hacer un esfuerzo para reconocer regularmente el desempeño de tu equipo. Esto puede aumentar el espíritu de equipo, lo que a su vez estimula un entorno de alta confianza.

Una bendición si se usa bien

Cuando administras un equipo virtual, debes mitigar la tecnología que usa tu equipo. Si bien la distancia viene con su propio conjunto de desafíos, establecer una comunicación clara para tu equipo puede maximizar su trabajo y ayudarte a crear una propuesta ganadora.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Normal”.

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Escribiendo propuestas claras

Escribir propuestas y documentos claros vende. Escribimos solo por un motivo, conseguir algo del que lee, una opinión, un estado de ánimo, una decisión favorable. Por eso debemos escribir claro y sencillo, para facilitar la acción del que lee. Si además escribimos de forma persuasiva, esa acción será favorable a nosotros.

Escribiendo propuestas claras

Pocas cosas hacen más daño y de forma más dura a una propuesta que una mala escritura. No solo tienes que tener cuidado con las palabras mal escritas y la gramática incorrecta. Hay otras cosas a tener en cuenta al crear tus documentos de negocio y propuestas.

Recuerda, estás escribiendo para el alguien que va a tomar decisiones teniendo en cuenta, entre otras cosas, la comprensión que consiga de tu documento. En ese grupo están tus proveedores, clientes, evaluadores, jefes y en ocasiones competidores, que mañana pueden ser tus empleadores.

Ten cuidado con las seis trampas de más abajo cuando escribas tus propuestas.

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 Voz activa y pasiva

Tanto las oraciones activas como las pasivas transmiten acción, pero las oraciones activas son más persuasivas, decisivas y confiables. Las propuestas escritas en un lenguaje activo, fuerte y claro son más efectivas. En las mismas circunstancias, la voz pasiva tiende a crear oraciones más largas. Eliminar, al menos reducir, las frases en voz pasiva acortarán las secciones de la propuesta y dará a tu lector una propuesta más persuasiva y clara.

Elegir palabras incorrectas o desconocidas

La elección de la palabra correcta hace que las propuestas y los documentos de ventas sean más persuasivos, efectivos y fáciles de evaluar.

Entre los problemas más habituales de palabras podemos incluir frases farragosas, palabras incorrectas y palabras con más de un significado o uso. Usa palabras y frases que sean familiares para el cliente.

Clichés

Estas son frases o palabras gastadas que no son efectivas. Evítalos como la plaga (por ejemplo). Los clichés pueden ser tentadores cuando te esfuerzas por expresar una idea, pero cuando se usan con mucha frecuencia generalmente indica una falta de pensamiento y esfuerzo y pueden ser una distracción para el evaluador.

Falsos sujetos

Son palabras como esto, eso, ello o hay, que no se refieren a nada concreto. Los falsos sujetos desplazan al verdadero sujeto de una oración, desperdician el tiempo del lector y ocultan el significado. Por ejemplo: “Hay varias razones para …“; o: “Es probable que …“.

Grandilocuencias

Se trata de palabras y frases pomposas o abstractas que distorsionan, ocultan o confunden el significado. Estado del arte, el mejor de su clase, solo por mencionar un par de ellas. Puedes eliminar el engaño usando palabras y frases específicas y concisas que sean familiares para el cliente.

Jerga

El uso de la jerga reduce la persuasión de los documentos, y la jerga excesiva y desconocida puede incluso dar un tono arrogante. Los clientes y evaluadores son gente inteligente, sin embargo, muchos no son tan expertos como el escritor, y el uso de la jerga puede llevarlos a confundir su significado. Usa la jerga solo cuando los clientes estén familiarizados con ella y, en su caso, solo cuando no sea suficiente el español sencillo.

Conclusión

Cuando evitas estas trampas en tus propuestas, tienes un mensaje más estructurado que permite a tus clientes ver los beneficios que ofreces. La escritura clara y sencilla demuestra un alto grado de atención al cliente en tu propuesta.

Para saber más, te recomiendo  El ADN de las Propuestas Ganadoras y El mejor documento que jamás has escrito de escritura clara, sencilla y persuasiva te ayudarán a escribir mejores propuestas y documentos de negocio.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.

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Transformación digital, o lo cuentas bien o que lo cuente otro

El momento de la verdad, como profesional que trabajas para otros, llega cuando tienes que ponerte frente de una audiencia, de espaldas a una pantalla de proyección y actuar contando una historia. Lo de enfrente, de espaldas y actuar no es una licencia literaria, debe ser así, por varias razones:

  • Porque es de mal gusto dar la espalda al público para leer lo que aparece en la pantalla
  • Porque si no usas unas diapositivas atractivas aburrirás al auditorio
  • Porque si no tienes una historia que contar o no pones pasión al contarla nunca llegaras al corazón del auditorio, nunca les gustarás, nunca se enamorarán de ti, en definitiva, nunca te comprarán.

Entonces mejor que lo haga otro.

Ayer por la mañana, en un evento cualquiera

Me invitaron a un evento sobre tendencias tecnológicas para 2019. Nos presentaron las diez tendencias que tendrán mayor impacto en el mercado español.

Todo girando entorno al binomio mágico de los últimos años, la transformación digital. Si no metes en tus productos, servicios y presentaciones el binomio mágico estas acabado, fuera de la onda, eres vintage. Siempre ha sido así, al principio, hace cuarenta años, lo llamarón informatización, luego rediseño de procesos, y cada pocos años con otros nombres.

Cuando se juntan en el calendario dos o tres tecnologías nuevas o te adaptas a la moda de turno o estás fuera.

Ahora, que han coincidido en el tiempo unas cuantas tecnologías nuevas, otras no tan nuevas, pero ya maduras, y unas pocas disruptivas, toca hablar de ellas e implementarlas.

Han pasado los años, han pasado o se han quedado por el camino, según se mire, algunas tecnologías, pero la aventura siempre es, y seguramente, seguirá siendo la misma, cambiar para seguir o mejorar.

Te toca hacer planes de futuro para tu negocio, cosa por otro lado que deberías hacer cada dos o tres años y actualizar cada doce meses. Te toca, como decía, hacer introspección de tu negocio y de tu sector, echar la mente a volar a ver qué se te ocurre, qué te dicen los consultores de negocio, qué hace tu competencia y qué están haciendo en otras industrias.

Por otro lado, hazte una lista de nuevas tecnologías, tecnologías emergentes, disruptivas, etc.

Mete ambas listas en un cuadrante oportunidad-coste-viabilidad y las que salgan mejor posicionadas es por donde tienes que empezar a invertir.

Claro, que como en todos los menús, deberás meter el suficiente aderezo de soporte de la alta dirección, información, formación y gestión del cambio para que eso sea comestible y digerible por la cultura de tu empresa, que queriendo o sin querer va a cambiar.

Si miras las tecnologías de moda tardarás menos en hacer la lista. Hoy en día te vas a encontrar las diez siguientes:

  1. Inteligencia Artificial
  2. Realidad aumentada
  3. Analítica y Big Data
  4. Internet de las cosas
  5. Almacenamiento en la nube
  6. Ciberseguridad
  7. Sostenibilidad
  8. Impresión 3D
  9. Blockchain
  10. Robótica

Hay más, pero estas son las más populares, y todas ellas arropadas bajo el manto de la transformación digital. “El que no se transforme morirá”, “los que se transformen dominarán sus sectores y otros nuevos”, … podríamos seguir con esta retahíla, que lanzan los talibanes de la tecnología un buen rato, pero no merece la pena. Lo que sí parece sano es ir adoptando algunas de estas nuevas tecnologías, pero al ritmo adecuado, tomando decisiones de negocio maduras e inteligentes.

Cuando tienes un negocio funcionando, en condiciones y bien engrasado, las cosas deben seguir un ritmo natural y lógico. No se trata de llegar el primero a no se sabe que sitio, ni de llegar el último a la fiesta cuando ya no quedan canapés.

Resumiendo, sentido común, experiencia, lógica y buenos compañeros de viaje.

Pero no es mi objetivo abundar en la transformación digital, me voy a centrar en los transformadores digitales, los consultores y los transformados digitales que he tenido la oportunidad de ver y escuchar ayer. Más concretamente en lo que he recibido y sentido cuando han estado en el escenario.

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Los participantes

Un maestro de ceremonias -el director general de la empresa que organizaba el evento- dos analistas de tecnología, unos cuantos ponentes del lado de la oferta, otros tantos del lado de la demanda y un profesional representando a la parte docente para cerrar el evento.

El maestro de ceremonias

Sobrio, correcto, cercano, profesional, elegante pero distinto -seguramente para dejar su marchamo- dentro de los nuevos cánones del vestir profesional. Pero sin calcetines.

Los analistas

Un par de buenos analistas con años de experiencia en lo suyo, y en las tablas, con buenas presentaciones visuales contándolo de forma profesional, amena y en ocasiones cercana.

Hicieron la presentación y la introducción de los ponentes alalimón, lo cual tiene su complejidad añadida, que solventaron de forma elegante y profesional.

La oferta

Encajan en este apartado los actores del mercado que ofrecen, de ahí su nombre, servicios y productos en un mercado concreto.

Ayer teníamos representantes de alta graduación de:

  • Una empresa de almacenamiento
  • Un centro proceso de datos e interconexión
  • Una multinacional del mundo de las telecomunicaciones
  • Un par de fabricantes de software.

No voy a hacer aquí un traje, ni un despelleje detallado, a cada uno de los ponentes, primero porque no es el sitio, segundo porque no sería educado y tercero porque no podrían defenderse. Lo que voy a hacer es contar lo que vi y no me gustó, con el ánimo de que pueda servir de ayuda a los que tengan que presentar próximamente.

En líneas generales:

  • Cada uno nos habló de su libro. Cosa que no está mal, siempre y cuando no le dediques más de una diapositiva para poner a la audiencia en situación. Lo que yo quiero es que me hables de tus éxitos y fracasos, que me cuentes un caso real, con sus problemas y como los solventaste
  • Las diapositivas eran francamente mejorables. No puedes presentar diapositivas con errores ortográficos, con más texto que visuales, con un tamaño de letra en ocasiones poco legibles por ser demasiado pequeñas. No puedes presentar más de un mensaje por diapositiva, porque la audiencia se pierde y se dedica a leer en lugar de atender a lo que dices
  • Los gráficos, cuando son demasiado recargados no se entienden a golpe de vista y hay que explicarlos. Un gráfico debe elegirse en función de lo que vas a contar y no al revés. Un gráfico cuanto más sencillo mejor. Si el auditorio no lo puede comprender en menos de diez segundos no es un buen gráfico. Un gráfico tiene que ser impoluto, no puede tener errores
  • No debes poner todos los textos de las diapositivas en mayúsculas, es cansado y agresivo para la audiencia
  • Las diapositivas deben ser visuales, con muy poco texto. El texto es lo que tu debes contar, sin leerlo, porque si lo lees no queda bien. Yo, como público me siento más cómodo leyendo a mi propio ritmo que adaptándome al tuyo, por lo que subconscientemente dejaré de escucharte y me dedicaré a leer, entonces ¿Qué papel juegas tú?
  • En cuanto al discurso. Quiero que me cuentes una historia que me llegue, para eso están los story telling, lo demás no sirve
  • En cuanto a la puesta en escena. No me sueltes un discurso plano porque me voy a aburrir. Tienes que empatizar conmigo, con el público en general y con cada uno en particular. Muévete por el escenario, acércate a la gente, juega con la entonación, haz preguntas, debes ser empático y cercano. Pon pasión, hazme sentir y recordaré tu mensaje.

La demanda

Sorprendente que los del lado de la demanda, los clientes, lo hiciesen mejor que los del lado de la oferta.

Aunque algunos se pasaron hablando de su empresa más tiempo del recomendable y no de sus proyectos y sus éxitos. No me interesa que enumeres lo que has hecho, quiero que me cuentes como lo has hecho, que problemas te encontraste, como los resolviste y que beneficio conseguiste.

En líneas generales:

  • Buenas diapositivas, comparativamente más sencillas
  • Buen uso de videos de apoyo. Aquello de que una imagen vale más que mil palabras es una realidad, y un video vale más que mil imágenes también
  • Los discursos fueron más de negocio, y menos tecnológicos, que es de lo que se trata, ya que la tecnología, al fin y al cabo, siendo importante, no es más que un medio para conseguir los objetivos empresariales. Algunos contaron una historia, en algunos casos muy bien hilada
  • En cuanto a la puesta en escena. Me parecieron más cercanos, aunque algunos leyendo las diapositivas de espaldas a la audiencia. La mayoría se sabían el discurso, lo que les permitió interactuar más con el público. Alguno, brillante, fue capaz de contarnos cosas interesantes de forma divertida con ejemplos clarificadores, si algún día se aburre de esto de las tecnologías tendrá un gran futuro como presentador o monologuista.

Conclusión

Me sorprende que los que se ganan la vida contando cosas para vender sus servicios y productos estuviesen, en líneas generales y en mi modesta opinión, por debajo de los compradores. Para los primeros presentar y convencer es parte de su día a día, sin embargo, para los del lado de la demanda presentar y convencer es algo que solo hacen esporádicamente.

Puestos a especular te puedes preguntar ¿Por qué ocurre esto? A mí se me ocurren unas cuantas teorías:

Del lado de la oferta:

  • Demasiadas presentaciones a realizar demasiado frecuentemente
  • Entornos muy exigentes con el tiempo, o si quieres poco tiempo disponible para preparar cada actuación
  • Mucha política de cumplimiento de normas, formas y estilos de la corporación en cuanto a qué presentar, en algunos casos hasta las presentaciones vienen del head-quarter y solo pueden traducirlas
  • Demasiada autoconfianza “Esto lo hago todos los días”

Todo lo anterior da lugar a exposiciones poco adaptadas al entorno y público de cada día, que no siempre tienen los mismos conocimientos e intereses que los del día anterior, ni los del día siguiente.

Del lado de la demanda:

  • Pocas oportunidades de hablar en público fuera de la empresa
  • Necesidad de preparar y adaptar el mensaje a la audiencia
  • Disponibilidad de tiempo para hacer la adaptación, edición y role-play
  • Necesidad de entrenar y probar discurso y diapositivas, para dar una buena imagen, debido a que no es su habitat natural.

En consecuencia, material más cuidado y puesta en escena mejor preparada.

Para ir acabando, una jornada interesante, en la que se dio un buen repaso a las tendencias tecnológicas para 2019 y muchas posibilidades de mejora para algunos de los del lado de la oferta si quieren vender más y mejor.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.

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El escritor no tiene quien le ayude

Da a los escritores lo que necesitan para que escriban propuestas más poderosas

Ahora, antes de empezar, quiero dejar claro que voy a usar el término “escritor de propuestas” para que en el tengan cabida todos los profesionales que en algún momento escriben una parte o la totalidad de una oferta o propuesta comercial, ahí deben encajar desde los redactores de propuestas que solo se dedican a escribir propuestas, hasta el directivo que escribe solo la carta de presentación, técnicos, comerciales y otros profesionales de los negocios, que además de su actividades diarias tienen que escribir todo o partes de una de una propuesta.

Para escribir ofertas y propuestas de manera eficiente, los escritores de necesitan mucha información. Deben conocer al cliente, incluidos sus asuntos candentes, y deben conocer la estrategia de venta que vais a seguir en esa oferta en concreto. A menudo hay alguien que puede proporcionar esta información porque ya ha realizado la investigación, generalmente será un comercial o un pre-venta. Sin embargo, esa información no siempre llega al que redacta la propuesta, lo que hace que el desarrollo de la misma sea lento y confuso. Dar a los escritores la información necesaria y aconsejarles qué hacer con ella crea más propuestas ganadoras que cualquier otra cosa.

Proporcionar la información que los escritores van a necesitar

Cuando los redactores de propuestas no reciben la información necesaria, pierden su tiempo y no se escriben. Además, las mejores propuestas las escriben cuando tienen toda la información de fondo que necesitan, como las preferencias de los clientes, las intenciones y cómo será el proceso de compra-venta.

Las propuestas ganadoras se basan en lo que se necesita para ganar y se escriben desde la perspectiva del cliente. Los escritores no pueden crear propuestas ganadoras si tienen que realizar conjeturas mientras escriben sobre cuál es la situación o perspectiva del cliente. Los escritores perderán mucho tiempo tratando de conseguir información sobre los clientes. En su lugar, esta información debe incluirse en el material que se proporciona los escritores cuando empiezan con una propuesta nueva.

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Las Propuestas en España 2008 a 2018

Después de revisar unos cientos de propuestas en varias decenas de clientes hay sesgos para reflexionar sobre el estado de salud de las propuestas en España.

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Aclarar lo qué se supone que los escritores deben hacer con esa información

Las propuestas también pueden acelerarse asegurándose de que los escritores sepan qué hacer con la información que se les ha proporcionado. ¿Hay características específicas o discriminadores que necesitan más énfasis que los demás? Este es un momento en el que el responsable final de la propuesta puede colaborar con el gestor de la oportunidad, que es el comercial en la mayoría de los casos. Como el gestor de la propuesta es idealmente la persona que ayudó al cliente a moldear su RFP, conocerá muchos, sino todos, los problemas, motivadores y asuntos candentes del cliente.

Otro aspecto vital que los escritores de propuestas deben entender antes de comenzar a escribir es la estrategia de la oferta. Para que una propuesta ganadora explique por qué es la mejor opción para el cliente, los escritores deben saber qué puntos o temas tratar antes de comenzar a escribir. Esto puede, de nuevo, eliminar el tiempo perdido que los escritores suelen dedicar a crear temas o buscar estrategias para la oferta. Cuando los redactores de propuestas entienden estos puntos antes de comenzar a escribir están mejor preparados y pasan más tiempo escribiendo.

Beneficios de dar a los escritores la información que necesitan

Proporcionar a los escritores de propuestas la información necesaria para escribir una propuesta ganadora elimina una gran cantidad de tiempo perdido. Sin esta información, los escritores pueden pasar horas tratando de averiguar qué prefiere el cliente y cuáles pueden ser sus temas candentes.

La información también aumenta el coeficiente de conversión, para que nos entendamos, el número de propuestas ganadas vs las presentadas. Cuando los redactores de propuestas comienzan el proceso de escritura con una comprensión clara del cliente, pueden dedicar más tiempo a crear la propuesta real. También están mejor preparados para escribir una propuesta desde la perspectiva del cliente. Este enfoque acelera la etapa que consume más tiempo, que es escribir, y elimina las principales fuentes de desperdicio y perdida de tiempo.

Conclusión

Cuanto mejores y más detalladas sean las instrucciones que das a tus escritores, más probabilidades tendrás de obtener una propuesta mejor y más detallada.

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Dinero malgastado en propuestas

Dinero malgastado en propuestas
¿Cómo lo malgastas? ¿Cómo lo evitas?

¡Dinero Malgastado! – Las maneras en que malgastamos dinero y recursos en nuestras propuestas y cómo evitarlo

Las ineficiencias se meten en nuestro proceso de desarrollo de propuestas antes de que nos demos cuenta. Este artículo te ayudará a identificar esas ineficiencias y a proporcionar ideas para ser más eficiente en todo el proceso de la propuesta. Cómo hacer que tus propuestas de negocio sean seductoras.

Deja de perder dinero en las propuestas

¿Estás desperdiciando dinero en propuestas? ¿Sabías que puedes estar desperdiciando dinero en propuestas? Hay muchas cosas que pueden estar drenando tus propuestas de valor y tus ventas.

Vamos a ver las maneras más comunes en que malgastamos dinero en propuestas.

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¡Pensar que el negocio está hecho! Lo tenemos en el bote

¿Eres el incumbente o el aspirante mejor colocado? Tal vez. Pero, si realmente quieres perder dinero, entonces es mejor que empieces a pensar que eres el mejor. Si eres el mejor y sabes que vas a ganar, entonces no hay necesidad de gastar tanto tiempo en planear o escribir bien la propuesta. Pero si quieres ganar en lugar de gastar dinero, haz una oferta como si fueras el más débil. Nunca asumas nada.

Esperar que los técnicos escriban contenidos magníficos para la propuesta

¿Estás desperdiciando el presupuesto de tu propuesta al esperar contenido pulido de aquellos que rara vez escriben? Tal vez tu no tienes escritores de especializados en redactar propuestas. ¡No te preocupes! Ajusta tus expectativas. Capacita a tus colaboradores para que se centren en los beneficios para los clientes al redactar contenido. No esperes contenido profesional redactado por los que no son escritores.

Decisiones de ofertar deficientes o incompletas

Para perder dinero de forma eficaz asegúrate de hacer ofertas para cada oportunidad vislumbres, incluso sin que te la pidan, dispara a todo lo que se mueva. O mejor aún, simplemente toma las decisiones sobre la marcha, “on the fly” que dicen algunos. No es buena idea. Concentra el tiempo, el dinero y los recursos solo en las oportunidades en que tengas más probabilidades de ganar.

Revisiones de propuestas poco profesionales, de baja calidad

Las revisiones de las propuestas solo valen para aquellos que desean o necesitan que su propuesta sea perfecta. Las revisiones no son solo para aquellos equipos de propuestas que cometen muchos errores. Repasar la propuesta por encima y asegurarse de que nada deficiente resalte es una mala idea. Planifica hacer revisiones formales a las propuestas para obtener aportes de terceros, estar más centrado en el cliente y ser más sensible a su situación.

Conclusión

Caer en cualquiera de estas trampas es costoso e ineficiente.

Dar un paso atrás para evaluar tú proceso o forma de hacer propuestas y la calidad del mensaje que intentas transmitir es importante. Se honesto en tu evaluación y hazte estas preguntas:

  • ¿Tus propuestas cumplen con los requisitos del pliego de condiciones del cliente?
  • ¿Tus propuestas responden a las necesidades y aspiraciones del cliente, los problemas subyacentes?
  • ¿Tu estrategia para ganar es convincente en los temas que redactas, cabeceras y llamadas de atención?
  • ¿Has diferenciado tu solución con pruebas y evidencias?
  • ¿Tus gráficos agregan valor y respaldan tu mensaje de ventas?
  • ¿Está tu escritura centrada en el cliente?

En las próximas semanas vamos a realizar un seminario web sobre este tema, para aprender cómo ser más eficiente en todo el proceso de la propuesta. Si quieres asistir envíanos un email a inscripciones@advancedpm.es con el título “Registro en seminario <Dejar de gastar dinero en propuestas>”.

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2019 está aquí ¿estás preparado?

El año nuevo es un momento para iniciar compromisos nuevos y para mejorarnos a nosotros mismos. En APM y Shipley, no somos diferentes. Nos encantan nuestros clientes y queremos seguir brindándote productos, entrenamiento y servicios de calidad. Este nuevo año estamos renovando nuestro compromiso contigo.

Un empujón para empezar

Para ayudarte a empezar el año te ofrecemos una sesión de mejora de propuestas: gratuita, privada, con tu gente y tus particularidades.

Esta sesión os ayudará a reflexionar sobre la forma en que hacéis las propuestas y a mejorarlas.

Para solicitar la sesión, envíanos un email a inscripciones@advancedpm.es indicando en el asunto NEWYEARFREEHI. Este código puede ser canjeado hasta el 31 de enero de 2019.

¡Estamos listos para ayudarte a ganar!

Como sabes, en APM y Shipley te ayudamos en temas muy concretos:

  • Asesoramiento, consultoría y servicios

Asesoramos a la alta dirección, hacemos benchmarking, mejoramos los resultados, visualizamos escenarios futuros, trabajamos contigo, para ayudarte a consolidar el presente y liderar el futuro.

  • Entrenamiento

En la evolución solo sobreviven los que se adaptan. Nuestros posts, benchmarks, píldoras, sesiones lean, talleres y trabajo conjunto sobre el terreno -desde 2 horas hasta 2jornadas- te ayudan a adquirir y dominar técnicas y habilidades para adaptarte y evolucionar.

Conclusión

Ahora es el momento de empezar a ganar el 2019, en junio, ya será tarde. 

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¿Propuestas ad hoc? O sea, de mimbre.

¿Propuestas ad hoc? O sea, de mimbre.
Ad-hoc en el mundo de los negocios suena a hecho para salir del
paso, falto de método, estándares, tiempo, recursos o herramientas
para hacer algo profesional.

¿Qué es ad-hoc?
Ad-hoc es un latinajo que significa que algo se ha hecho especialmente para
un fin concreto y determinado. En boca de un proveedor quiere decir que
detrás hay un esfuerzo al haber hecho algo a la medida de un cliente
concreto.
En los oídos de un cliente puede sonar a todo lo contrario, algo artesanal,
hecho para salir del paso, sin la ingeniería, diseño, calidad y mantenibilidad
necesarios, porque el proveedor carece de una solución estándar adaptable
a la situación.

Las Propuestas intimidan
Las propuestas, de todo tipo, son intimidantes. Le estás pidiendo a alguien
que te elija -o, en el caso de las propuestas comerciales, que elija a tu
empresa- y esperas que entiendan por qué eres el que mejor se ajusta a lo
que están buscando.
Escribir una propuesta de negocios requiere que expreses de manera
convincente tu comprensión del problema, necesidad o deseo del cliente
potencial, así como las razones por las que tu empresa es la mejor opción.
Incluso las mejores soluciones pueden ser rechazadas si están contadas en una
propuesta mediocre.

La mayoría de lo que escribo aquí tiene que ver con cómo crear propuestas
que hagan que tus clientes potenciales digan “Sí”.
Hoy voy a escribir sobre propuestas “ad-hoc”, esas propuestas que se
redactan para cada caso concreto, a salto de mata y de las que no se puede
extraer nada de conocimiento para redactar mejor la siguiente propuesta.
Son las propuestas que redactan día a día muchas de esas compañías que
ganan el 30%, o menos, de las propuestas que presentan y con eso van tirando.

Próximamente las Propuestas en España 2008 a 2018
Después de revisar unos cientos de propuestas en varias decenas
de clientes hay sesgos para reflexionar sobre el estado de salud de
las propuestas en España.
Lo que hace la mayoría, los principales errores, las principales virtudes y
las oportunidades de mejora.

Antes de empezar
Hay una etapa antes de empezar a redactar una propuesta que tiene que
ver con recoger información. Una propuesta ad-hoc comienza con muy poca
información recopilada, por lo general, con las cuatro notas que te ha dado
el comercial. Es posible, aunque se trate de un cliente con el que ya tengas
relaciones previas, que solo dispongas de unos cuantos nombres de
directivos y algunas pinceladas de su negocio.
Lo más seguro es que en tu empresa no tengáis materiales prediseñados,
como descripciones de los servicios, productos o soluciones, estándares,
formatos de escritura, que te ayuden a no empezar con una hoja en blanco.
En ocasiones te dirán “usa la propuesta fulanita, que es parecida” pero no
preguntes por qué fulanita es como es o tiene la estructura que tiene,
porque te dirán “aquí siempre lo hemos hecho así”.
Con esos pertrechos te toca pasar a la siguiente etapa que es la de empezar
a escribir.

La estructura de una propuesta
Construir una propuesta es como construir cualquier otra cosa hace falta
una estructura previa, ubicación, orientación, tamaño, componentes….
En cualquier caso y con pequeñas diferencias según la industria, el país y
otros factores hay una serie de componentes que siempre van a estar
presentes, como el forjado, el hormigón, y los ladrillos en una casa.
Los componentes principales en una propuesta son:

• información sobre la empresa del cliente;
• información sobre los intereses del cliente;
• información sobre tu empresa;
• conocimiento de lo que quiere el cliente;
• forma de conseguir lo que quiere el cliente; y
• precio.

La estructura de una propuesta ad-hoc
Lo cierto es que nadie se preocupa de lo que tiene que contener una
propuesta ad-hoc, por lo general se crea con lo que hay disponible, un poco
de lo que nos ha contado el cliente, mucho del servicio o producto de tu
catálogo que más se parece a lo que creemos que pidió el cliente, el precio,
si acaso un pequeño cronograma muy generalista y poco más.
Y el aderezo de todo eso en el orden que acabo de comentar más arriba, no
porque sea el mejor, sino por que es el natural, que no el lógico, de un
pensamiento cronológico.
Los elementos de una propuesta profesional y de otra ad-hoc
Vamos a mostrar a continuación los componentes clave de una propuesta
profesional y la forma de verlo desde un entorno que solo fabrica
propuestas ad-hoc.

1.- Carta de presentación
Si la propuesta tiene cierta enjundia, peso específico, es cara, o va dirigida
a un directivo de alto rango de una gran empresa, es adecuado y elegante
escribir una carta de presentación.
Las propuestas ad-hoc se saltan este paso, las empresas que las crean casi
nunca están a la altura de poder presentarse a los grandes concursos y
clientes, por tanto, no conocen la necesidad de hacer una carta de
presentación, ni saben cómo redactarla, en consecuencia, cuando tienen la
oportunidad no saben qué es lo que deben hacer.
2.- Índice
No hay nada más estresante que enfrentarte a leer un documento de unas
decenas o centenas de páginas y no saber qué contiene, cómo está
organizado, ni dónde encontrar lo que te interesa. Para eso existen los
índices.
Las propuestas ad-hoc no tienen índice, cuando lo tienen suele ser genérico,
poco descriptivo, poco informativo y nada persuasivo. A veces ni siquiera
indican las páginas en las que empiezan los capítulos, y en ocasiones los
números de página que muestra el índice no coinciden con los números
reales de las páginas donde realmente empieza cada capítulo.
3.- Resumen Ejecutivo
Según los expertos, el resumen ejecutivo es el elemento clave de una
propuesta, quizá lo único que va a leer el que decide. Hay que escribirlo en
lenguaje de negocio, en un tono que entienda el lector y con el objetivo de
motivar, influir, persuadir, convencer y vender.
Hay multitud de libros, métodos, técnicas, ejemplos y cursos de como
escribir un resumen ejecutivo convincente, pero los que hacen propuestas
ad-hoc no lo saben.
En el 90% de los casos una propuesta ad-hoc no lleva resumen ejecutivo. El
otro 10% llevan un resumen, que desde luego no es ejecutivo, y suele estar
compuesto por las frases de cada capítulo de la oferta que más le gustan al
máximo responsable de la misma, que según el caso puede ser el vendedor,
el director comercial y en ocasiones el director general.
4.- La propuesta
Esta sección describe la solución que estás sugiriendo, adaptada a las
necesidades, especificaciones y características del cliente. Describe el
resultado anticipado del proyecto o servicio y el plazo general de entrega.
En esta parte hay que aprovechar para decirle al cliente por qué nosotros
debemos ser los elegidos y por qué los demás no.
Las propuestas ad-hoc acaban esta etapa muy rápido. Si se trata de una
propuesta sencilla o de un solo servicio por lo general se usa algún folleto o
flyer publicitario, se copia la parte de la solución y se pega en la propuesta,
luego se quita todo lo que huela demasiado a marketing y publicidad, y
asunto concluido.
Cuando la propuesta ad-hoc es un poco más compleja o hay que incorporar
los servicios de varios departamentos se hace igual que antes, coger un
prospecto de propaganda, en este caso, de cada servicio necesario
recortarlos y pegarlos uno de tras de otro. En algunos casos te puedes
encontrar con que los textos de cada uno de los apartados tienen distinto
tipo de letra y tamaño, y por supuesto diferentes estilos de redacción.
5.- Servicios / metodología
Este apartado es una descripción general de la solución de tu empresa
adaptada a la medida del cliente potencial, y contiene información
específica. Se anticipa a las preguntas del cliente y las pone encima de la
mesa junto con tus respuestas, de forma que el cliente tenga claro lo que
harás si te contrata.
Describe exactamente qué entregables pueden esperar, y cuándo pueden
esperarlos. Es habitual mostrar un calendario con los entregables y las
fechas previstas de entrega. Este tipo de gráfico y otros similares hacen que
tu documento sea más atractivo visualmente y que esta información sea
más fácil de digerir.
Las propuestas ad-hoc casi nunca explican cómo funcionará el proceso, el
servicio o la metodología aplicada. Los que las escriben consideran que con
lo que han puesto en el apartado “La propuesta” ya debería ser suficiente
para el cliente. Por supuesto ni hablar de meter gráficos, fotos o visuales.
Los que hacen propuestas ad-hoc más evolucionadas cortan y pegan un
enfoque metodológico generalista sin adaptarlo al cliente. Enfoque
generalista que a su vez se suele conseguir recortando trozos de otras
propuestas, con el consiguiente deterior y perversión del enfoque original.
6.- Sobre nosotros
En la carta de presentación dijiste hola, en esta sección es donde realmente
puedes mostrar lo que hace que tu empresa sea la más atractiva.
Aquí es donde el cliente potencial conoce un poco tu empresa, como estáis
organizados, qué tipo de profesionales sois, como os relacionáis, que tipo de
servicios y proyectos hacéis, cual es vuestra cultura y lo interesante que
resulta trabajar con vosotros. Algunos incluyen información sobre sus
éxitos, premios y reconocimientos sociales y profesionales en forma de
testimonios de clientes, estudios de terceros y casos de éxito.
La mayoría de las propuestas ad-hoc no usan esta sección. Las pocas que la
usan lo hacen para poner los logos de los clientes con los que han
colaborado, sin distinguir el tipo de trabajo que han realizado ni los
beneficios que consiguió el cliente.
7.- Precio
Esta es la sección donde los detalles son clave. Una alternativa ortodoxa
suele ser crear una tabla de precios que identifique claramente cada
producto o servicio, y combinarla con la información de precios más precisa
que puedas proporcionar.
Nadie quiere sobreestimar el coste y asustar al cliente potencial con una
estimación demasiado alta, pero tampoco subestimar el coste y pillarte los
dedos con un negocio sin beneficios o empezar a proponer al cliente
derramas con honorarios inesperados todas las semanas.
Algunas organizaciones tienen modelos complejos de calculo de precios,
bases de datos históricas de proyectos similares y hasta hacen estudios
previos para calcular lo que se ha dado en llamar “precio ganador”. El precio
ganador es un cálculo estadístico del precio final al que se adjudicará el
contrato.
Las propuestas ad-hoc usan un método mucho más sencillo que consiste en
multiplicar las jornadas a realizar por cada tipo de categoría profesional por
su precio de tarifa, y a ese resultado cargarle un porcentaje de riesgo, y
otro por las horas que van a trabajar, y luego nunca trabajan, los jefes en
ese proyecto en concreto.
Si el precio resultante gusta a los que deciden en tu empresa se aprueba y
sino se sube o baja, a ojo de buen cubero, hasta que el mandamás de turno
deja su ego satisfecho.
8.- Términos y condiciones
Aquí es donde se especifica la duración del acuerdo, se reitera el calendario
general de finalización, se especifican las fechas y los tipos de pago, cuándo
y cómo se puede modificar la propuesta, etc.
Esencialmente, es un resumen de lo que tu empresa y el cliente están
comprometiendo al aceptar la propuesta.
En la mayoría de los casos esta sección es un estándar en las propuestas
que envían los proveedores, que se afina cuando los abogados de ambas
partes se sientan a negociar los detalles de la adjudicación final.
Las propuestas ad-hoc no tienen este apartado y con firmar la propuesta
por ambas partes consideran que es suficiente. Luego, si las cosas van mal
nuchos acaban en los tribunales.
9.- Acuerdo y próximos pasos
Aquí es donde entra la jerga del “Firmado por <categoría> ”
y lo mismo en el caso del cliente.</categoría>

Las empresas que hacen propuestas ad-hoc tratan este apartado de
diferentes formas, unas simplemente se despiden como si fuese el final de
una carta, con o sin firma del que se hace responsable del documento, otras
se despiden firmando el responsable del documento, pero sin apartado para
que firme el cliente y otras no lo firman, pero ponen la preimpresión para la
firma por parte de cliente. Hay para todos los gustos, sin saber que cada
uno de esos enfoques tiene repercusiones legales diferentes para los
firmantes.

Moraleja
Recuerdo que en una ocasión presentamos a un cliente una propuesta para
gestionar el cambio organizacional en su empresa, aquello estaba de moda
y había que adaptarse. Nos tuvimos que inventar la propuesta de la noche a
la mañana porque no teníamos experiencia ni método para abordar ese
trabajo, pero si mucha necesidad de generar ingresos.
En la presentación nuestro director empezó diciendo.
__ Sois un cliente tan importante que os hemos creado una solución adhoc.
El cliente, que ya sabía de qué iba aquello de contratar consultoría y
servicios profesionales le respondió.
__ O sea de mimbre.
En clara alusión a lo que se hace con el mimbre, cosas manuales como
cestos, respaldos y asientos para sillas y objetos artesanales con ninguna
ingeniería ni precisión que los sustente, con ninguna cabida en el mundo
ortodoxo y estructurado de los negocios.
Para que te quede una imagen gráfica, que todos recordamos aun a pesar
del paso de los años, cuando tu dices ad-hoc el cliente visualiza la cabaña
de paja de los tres cerditos y el lobo tirándola a soplidos.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de
“Bastante Fácil”.
Si quieres recibir notas de propuestas y desarrollo de negocio en tu
correo electrónico, envíame un email a mariano.paredes@advancedpm.es

Propuestas Ágiles. La alternativa necesaria

En clientes con proyectos y requisitos cambiantes ganan los proveedores ágiles, los que se adaptan rápido. Esos entornos demandan propuestas creadas de forma ágil.
En los últimos diez años hemos revisado cientos de propuestas en decenas de organizaciones. En muchas empresas no hay métodos o procesos formales para hacer propuestas. Otras los tienen pero son demasiado pesados para ciertas propuestas que deben hacerse en condiciones extremas, con cambios en los requisitos del cliente, plazos cortos, y complejidad para construir una solución…
En estos casos y en organizaciones muy ligeras, sabemos que hacen falta métodos de creación de propuestas acordes con las circunstancias. Hacen falta métodos para crear propuestas que sean ágiles, flexibles y adaptables.

¿Copia o innovación disruptiva?
Hace años un líder del sector de la seguridad español me pidió que un método para analizar, diagnosticar y mejorar sus procesos de negocio, querían una metodología de reingeniería de procesos.
La reingeniería estaba de moda, como ahora la transformación digital. Al ser un concepto muy novedoso era más arte que ciencia, artesanía que ingeniería, si lo prefieres intuición más que método.
No me pareció serio hacer y cobrar por un trabajo con poco método y nada industrial, así que hice lo que otras veces, miré más allá de mi zona de confort a ver si encontraba algo ortodoxo, ingenieril, metódico, fácil de aprender y sencillo de usar.
Ahora lo llaman “thinking out of the box”, o innovación disruptiva, que no es otra cosa que buscar aplicaciones de productos, servicios, técnicas y herramientas, con pequeños retoques, más allá de su hábitat natural. Antes era supervivencia de consultor.
En esa búsqueda redescubrí la Calidad Total y los métodos de Toyota. De ahí saqué un montón de herramientas serias y profesionales, que, junto con otras de orígenes variopintos, me ayudaron a crear ese método de reingeniería de procesos, que mi cliente sigue usando hoy.
De esa forma de pensar ha surgido “Propuestas Ganadoras Ágiles”.

¿Qué es Agile, o Ágil?
Parece ser que en sus inicios Agile iba a llamarse Adaptable, porque los padres de la criatura buscaban una forma de trabajar muy flexible, adaptable a las necesidades y cambios demandados por el negocio. Como el nombre ya estaba registrado lo llamaron Agile.
“La gestión ágil de proyectos o Agile Project Management es un conjunto de metodologías para el desarrollo de proyectos que precisan de una especial rapidez y flexibilidad en su proceso.
En sectores constantemente cambiantes, las organizaciones necesitan desarrollar sus servicios rápidamente para ser altamente competitivas, y esto no es tarea fácil. Muchas veces es necesario ir probando las distintas funcionalidades del servicio o producto sobre la marcha y medir si está funcionando o no para acabar ofreciendo una solución final.
Si utilizamos metodologías tradicionales en la gestión de proyectos, estas revisiones (o tests) pueden suponer un retraso en las fechas de entrega, aumento de costes y del volumen de trabajo. Además, también podría suceder que para cuando tengamos el producto final éste ya quede obsoleto. He aquí la importancia del Agile Project Management para evitar que esto suceda.”

Flirteando con Agile
El micro-mundo de las propuestas sigue siendo artesanal en muchas empresas, por eso no saben los motivos por los que ganan o pierden, y lo más grave, están cómodos al pensar que ganar 3 propuesta de cada 10 presentadas “es lo normal”. Es lo normal porque es lo que ocurre, pero no es lógico.
En otras profesiones acertar en 3 de 10 significa quedarte sin trabajo o incluso acabar en los tribunales o la cárcel. Piensa en médicos, arquitectos, ingenieros navales, aeronáuticos o constructores de infraestructuras, por poner solo algunos ejemplos.
El problema de las propuestas en entornos poco o nada estructurados es que las crean “ad hoc” -ver mi próximo post- es decir, sin método. Ocurre en muchas empresas grandes poco ortodoxas y sobre todo en startups. Muchas de estas últimas usan métodos ágiles para abordar sus proyectos y no entienden otras formas de trabajar.
En ese tipo de entornos no es fácil implantar métodos de hacer propuestas tradicionales.
Empujados por el ánimo de satisfacer a nuestros clientes, trabajen de la forma en que trabajen, llevamos años ayudándoles a usar técnicas ágiles para crear sus propuestas.

Agile en propuestas
Después de esos primeros escarceos con Agile en propuestas nos tocaba formalizar y estructurar los nuevos conocimientos y experiencias adquiridos e integrarlos con métodos y técnicas de propuestas de toda la vida, que son clave para salir de esa zona agridulce del 30% de propuestas ganadas y viajar zonas de mayor éxito cercanas al 80%.
Hemos hecho varias cosas:
• nos hemos certificado en Agile, más concretamente en SCRUM;
• hemos incorporado técnicas ágiles como LEAN, tableros KANBAN, JTBD, Empathy maps o CANVAS;
• lo hemos integrado con lo que ya sabíamos hacer;
• lo hemos probado en casos reales; y
• ya lo tienes disponible.

A primeros de 2019 presentaremos “Propuestas Ganadoras Ágiles” un cuerpo de conocimiento como alternativa y complemento al desarrollo de propuestas tradicional.
Alternativa, porque hay empresas nativas Agile que no conocen otra forma de trabajar, y complemento porque algunas propuestas de nuestros clientes y algunos clientes de nuestros clientes así lo requieren.
Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.
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Por un puñado de euros. ¡Todos contra todos!

Tu propuesta, no solo compite contra las de otros proveedores de esa oportunidad, compite también contra las de todos los proveedores que persiguen otras oportunidades, y contra todas las iniciativas de inversión internas de tu cliente.

¿Contra quién compites cuando presentas una propuesta?

Cuando presentas una propuesta estás al final, o casi al final, de un proceso de compra, sí, no te hagas líos, es un proceso de compra y no de venta.

En ese proceso, en sus inicios, alguien del cliente ha dotado un presupuesto antes de echar a andar la maquinaria de compras para, en su momento, pagar por los bienes recibidos. Hasta aquí no hay nada nuevo, esto es de primero de compras.

Durante ese proceso, primero habrá bastantes proveedores, unos cuatro o cinco como poco, y hasta quince o veinte como mucho. Al final quedarán solo tres o cuatro, es lo que solemos llamar “terna final”, que compiten por ganar el contrato.

Ahí acaba todo, haces la mejor propuesta, con el mejor precio y ganas.

Podrías pensar que has competido contra esos quince o veinte que he dicho antes y quedarte tan a gusto, pero estarías equivocado. Has competido contra muchos más.

¿Contra quién compites cuando presentas una iniciativa de inversión interna?

Cuando presentas una iniciativa de inversión interna, bien porque te lo haya encargado tu jefe, o por decisión propia, seguramente tendrás que hacer un boceto del proyecto.

Tendrás que plantear la situación inicial, identificar la oportunidad de mejora y, en consecuencia, esbozar un plan de trabajo que facilite el viaje desde la situación de partida, el famoso “as is”, hasta la situación de llegada, el también famoso “to be”.

También tendrás que plantear cuanto te vas a gastar en llevar a cabo esa iniciativa, porque alguien tendrá que darte los dineros para hacerlo, y que beneficio va a aportar tu proyecto al negocio.

Podrías pensar que solo compites con otras solicitudes de inversión de tu división, o de tu empresa, pero estarías igual de equivocado que el proveedor del apartado anterior. Aquí también compites contra muchos más.

¿Contra quién compites realmente? ¿Cómo ocurren las cosas en la realidad?

En la realidad, si se trata de una inversión menor, la decisión de llevarla a cabo, y por tanto de financiarla, depende de tu director de la unidad de negocio, y ahí acaba el asunto.

El tema se complica cuando es una inversión de un cierto calado, ya sea iniciativa interna o propuesta externa, en ese caso las condiciones cambian y el proceso es más complejo. Prepárate para algunas de las siguientes:

  • Tu iniciativa debe estar bien documentada antes de que empiecen las reuniones de presupuestos del próximo ejercicio. Esto, para empresas con cierre fiscal en diciembre, suele ocurrir entre junio y septiembre del año anterior.
  • Tu iniciativa debe estar aprobada previamente por el jefe de tu división, que es el que la presentará al comité de inversiones.
  • El comité de inversiones revisará todas las iniciativas de inversión recibidas, las evaluará y eliminará de la lista las menos estratégicas para la empresa. Las que queden será aprobadas e irán a los presupuestos del próximo ejercicio.
  • En el caso de las propuestas de proveedores, en el mejor de los casos trabajarán con la terna final para conseguir los mejores precios, en el peor empezara un proceso de compra emitiendo una RFP en la que el presupuesto estará grabado a fuego.

Lo más importante de todo:

  • Si la inversión que solicitas no cumple con la normativa interna de presentación, será rechazada y se quedará sin dotación. Salvo que sea una iniciativa de tu director general.
  • Los dineros para invertir son finitos y, siempre, siempre, siempre, hay más iniciativas internas, y propuestas externas que dinero disponible.

Por todo lo anterior, conseguir que aprueben una iniciativa, interna o externa supone competir a cara de perro en un todos contra todos por unos dineros que no dan para todos. Y cuando hay escasez ganan los más listos.

¿Quiénes son los más listos?

Los más listos son los que hacen una propuesta de inversión, caso de negocio o business case, como queráis llamarlo, ganador.

Los casos de negocio ganadores son entendibles, atractivos en cuanto a lo que ofrecen, poderosos en cuanto a la rigurosidad del tratamiento y creativos en cuanto a lo que proponen.

Un caso de negocio ganador

Un caso de negocio ganador mostrará siempre seis características clave:

  1. El asunto, propósito y alcance estarán claros y a la vista.
  2. Los flujos económicos estarán proyectados en el tiempo.
  3. Las hipótesis y los métodos utilizados para identificar costes y beneficios estarán claros.
  4. Mostrará los beneficios y costes importantes, incluidos los no financieros.
  5. Comentará los factores claves de éxito.
  6. Identificará y medirá los riesgos.

Un buen caso resalta esos seis rasgos, aun en una revisión conceptual a vista de pájaro.

Y qué pasa con las propuestas de proveedores

Las propuestas de proveedores, deben contemplar esas seis características, ya que si no lo hacen se quedaran fuera de la competencia por los dineros.

Lo que ocurre es que al ser propuestas, esas seis características deberán ir ubicadas en aquellos lugares del documento de propuesta donde haga sentido o lo solicite la RFP.

Nota: Esté artículo ha pasado un análisis de legibilidad y ha obtenido la calificación de “Bastante Fácil”.

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